adjoint administratif/adjointe administrative

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Location: QC Massueville J0G 1K0 246 Rue Bonsecours Canada

MUNICIPALITE DU VILLAGE DE MASSUEVILLE
246 Rue Bonsecours, Massueville, QC J0G 1K0, Canada
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Employeur

MUNICIPALITE DU VILLAGE DE MASSUEVILLE

Description de l’entreprise

Municipalité

Description de loffre demploi

La municipalité du Village de Massueville est à la recherche dune personne pour occuper le poste de greffière-trésorier(ère) adjoint(e), dont la première responsabilité est de soutenir la direction dans ses fonctions.

De plus, sous la supervision de la directrice générale et greffière-trésorière, la personne titulaire de ce poste accueille les gens et les dirige vers la personne ou le service approprié(e), répond au téléphone et achemine les appels, donne des renseignements, effectue les locations de salle, procède aux encaissements, traite le courrier et les courriels, rédige des documents et effectue toutes autres tâches connexes.
 

Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste devra : 

  • Assurer un soutien administratif pour la direction générale
  • Vérifier, traiter et payer les factures dachats et facturer les contribuables pour les services rendus, les déboursés et les encaissements
  • Lors dabsence de la directrice générale, assurer son remplacement à tous les niveaux
  • Agir comme secrétaire délection lors de référendums et délections municipales
  • Accueillir les visiteurs à la mairie et répondre à leurs demandes de renseignements avec courtoisie et respect
  • Tenir à jour le site Internet
  • Préparer et imprimer le journal municipal « Sous la Halle » et gérer les publicités dans le journal municipal
  • Rédiger et afficher les avis publics
  • Archiver les documents administratifs et légaux et maintenir un système de classement efficace
  • Collaborer avec la directrice générale et secrétaire-trésorière à la préparation des ordres du jour, des documents nécessaires aux séances du conseil et à la rédaction des procès-verbaux
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil ou dautres réunions, au besoin
  • Filtrer les visiteurs, les appels téléphoniques et le courrier destinés à la direction générale et aux autres membres du conseil
  • Préparer et acheminer diverses correspondances en soutien à la direction générale
  • Acheminer les plaintes à la directrice générale et secrétaire-trésorière
  • Procéder au suivi du courrier et des courriels
  • Préparer les dossiers pour les arrérages de taxes et faire leur suivi
  • Assister le coordonnateur des mesures durgence pour établir les procédures dalerte et veiller à leur communication aux responsables de mission ainsi quà la population; participer, avec le coordonnateur des mesures durgence, à létablissement et au suivi de procédures favorisant la bienveillance de lorganisation municipale de sécurité civile
  • Tenir à jour le site Internet
  • Exécuter toute autre tâche connexe, à la demande de la direction générale

Exigences :

  • Détenir un diplôme dans un domaine approprié à la fonction
  • Expérience en comptabilité
  • Faire preuve de courtoisie et de discrétion
  • Être autonome et débrouillard(e)
  • Posséder une grande aisance au niveau des relations interpersonnelles et un souci prononcé du service à la clientèle
  • Connaissance du logiciel Word, Excel et connaissance du logiciel CIM un atout

Langues

  • Français parlé et écrit – Élevé

Horaire

Jour

Nombre d’heures

30 heures

Expérience

Un atout

Durée d’emploi

Permanent

.

Attention! Très important!
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