adjoint administratif/adjointe administrative

adjoint administratif/adjointe administrative

Location: QC Rimouski G5L 1N8 85 Boulevard René Lepage E Canada

Créez une alerte emploi personnalisée
Recevez les meilleures offres d'emploi avant les autres candidats, en créant une alerte associée à votre recherche.


Principales fonctions

Collaborer avec le directeur général en assurant le suivi des dossiers qui lui sont confiés, par exemple en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches, collectes de données, etc. Voir à la planification et lorganisation de réunions, comités ou rencontres, notamment en convoquant les participants, rédigeant lordre du jour, préparant la documentation, aménageant la salle; Assister aux réunions, comités ou rencontres et prendre des notes; Rédiger et soumettre pour approbation les procès-verbaux et les comptes rendus, sassurer de la circulation de linformation auprès des personnes concernées; Planifier lagenda du directeur selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités.; Rédiger, corriger, mettre en page, traduire ou télécopier des lettres, notes de service, documents; Compiler des données sur Excel : mettre en page des graphiques et des tableaux; Participer à létablissement de politiques et de procédures/méthodes de travail pour la résidence; Assurer le classement, la confidentialité et lintégrité des documents; Effectuer différentes tâches cléricales telles que louverture de dossiers et les photocopies. GESTION Gérer les remplacements du réceptionniste, de façon à assurer une permanence à la réception; Coordonner lentretien ménager dans les appartements : remplir loffre de service et gérer les horaires des employés; Coordonner lemploi de personnel dagences privées; Déléguer des tâches au réceptionniste de fin de semaine et de faire les suivis de celles-ci. SERVICE À LA CLIENTÈLE Accueillir les résidents selon les standards de lentreprise; Renseigner les clients sur les services offerts; Noter les demandes et réquisitions des résidents, effectuer les suivis téléphoniques; Faire le suivi du niveau de satisfaction/répondre aux plaintes. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Gestion de la paie et des feuilles de temps; Gestion des dossiers du personnel; Participer au processus de recrutement : affichages, tris de candidatures, entrevues; Assister le directeur ou ses représentants lors de rencontres disciplinaires. COMPTABILITÉ Effectuer les différentes tâches inhérentes au crédit dimpôt : Centraliser lensemble des factures reçues à la résidence et remettre pour approbation par le directeur général; Procéder à lentrée de données et effectuer les suivis pertinents à laide du logiciel Hopem : Effectuer les différentes tâches inhérentes à la vente des « coupons-repas » (vendre des billets, remplir les feuilles de contrôle, balancer la caisse-repas, ); Gestion des achats de papeterie et des produits nettoyants : Gestion comptable services alimentaires : en collaboration avec le chef cuisinier; Assurer une bonne correspondance avec tous nos intervenants / collaborateurs tant à linterne quà lexterne. Gestion de la salle de réception; Relation avec les résidents : o Conseiller / rassurer les résidents pour toutes situations qui les concerne ou préoccupe; o Gestion de la vente de cartes repas (prédéterminée) sur une base mensuelle; o Ajouter / enlever des clients; o Présentation du bilan au directeur général pour obtenir le nombre requis de cartes; Gestion financière : o Perception des loyers; o Réception des paiements; o Gestion des comptes à recevoir / trop payé; o Préparation des bordereaux de dépôt via Hopem et les reçus bancaires; o Aller déposer le tout au comptoir bancaire; Préparer le tableau des anniversaires des résidents et remettre le tout au responsable du journal et à lanimateur; Fournir un support administratif lorsque requis aux membres du comité du journal. Donner un coup de main à la salle à manger lors dévénements spéciaux.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Secondaire

Années d’expérience reliées à l’emploi :3 à 5 années d’expérience
Description des compétences : Diplôme détudes professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique; Cinq (5) ans dexpérience pertinente; Maîtrise des logiciels: Word (publipostage), Excel, Outlook; Connaissance dHopem (un atout); Maîtrise du français oral et écrit, bonne connaissance de langlais; Capacité détablir de bonnes relations interpersonnelles; Autonomie, discrétion; Souci du travail bien fait; Courtoisie, polyvalence; Esprit déquipe; Esprit entrepreneurial, sens des responsabilités; Sens de lorganisation et gestion des priorités; Approche axée sur le service à la clientèle; Souplesse interpersonnelle, entregent; Capacité dadaptation, tolérance au stress.

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : à discuter
Nombre d’heures par semaine : 40,00
Conditions diverses : – Rémunération selon lexpérience; – Augmentation salariale annuelle; – Congés fériés et congés personnels; – Prime pour les quarts de soir & pour les quarts de nuit; – Rabais pour les repas de la cafétéria; – Journée de congé payé lors de votre mois danniversaire; – Programme dassurances collectives flexible après la probation (pour les statuts de plus de 30 heures par semaine); – Accès gratuit à la salle de sports et à la piscine; – Nombreux rabais corporatifs; – Programme de référencement des employés; – Instauration de nouvelles mesures environnementales; – Accès gratuit au programme daide aux employés et famille.

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-08-17

L’employeur accepte les candidatures en ligne : appuyer sur le bouton « Postuler » au bas de la page.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




Partagez cet emploi!

Les employeurs qui recrutent
  • ZSA
  • Desjardins
  • Pillière Bolduc Notaires
  • Gowling WLG
  • Collège Inter-Dec
  • La Presse
  • CHRISTIN CHEVROLET BUICK GMC
  • Espace Physio Forme Inc
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.