adjoint administratif/adjointe administrative

Principales fonctions

-Effectue la gestion du calendrier du D.G. : accepter / refuser rendez-vous; planifier la journée efficacement -Effectue la gestion documentaire : gestion des répertoires et des dossiers (électronique et papier) -Assure la planification des voyages / transport : cartable de voyage, réservation avion, hôtels, automobiles, etc. -Répond au téléphone : filtre les appels, prend les messages / urgence -Assiste aux réunions mensuelles du Comité de Gestion (MMM) pour en rédiger les comptes rendus -Assiste aux réunions de planification stratégique -Transmet les convocations aux réunions -Rédige courriel, lettre, présentation officielle, ordre du jour, compte-rendu de réunion -Revise les documents (français et anglais) -Transfert de certaines demandes au département concerné -Rappelle les livrables auprès des départements concernés -Entre les actions correctives provenant de différentes réunions dans le système de requête (RAM), fait le suivi des actions correctives et crée les rapports mensuels. -Organise et Voit à la logistique des réunions (café, nourriture, documents divers, salle, chambre d’hôtel, etc.) -Participe à la mise en page de documents corporatifs (Blue Book, Rapport préliminaire et Plan annuel) -Transmet, tous les jours, par courriel, le résultat de l’activité des ventes des 2 divisions -Fait des recherches sur Internet (produits, compagnies, personnes) -Commande la papeterie et autre nécessitée -Fait différentes tâches cléricales (photocopie des formulaires d’allocations de dépense, suivi des itinéraires des membres de la direction, répond aux demandes ponctuelles faites par des vices-présidents), etc.

Exigences et conditions de travail

Années d’expérience reliées à l’emploi :3 à 5 années d’expérience
Description des compétences : -DEP ou DEC en administration et/ou Bureautique -5 ans d’expérience comme adjointe à la direction -Maîtrise de la langue française -Bilingue: parlé et écrit -Excellent sens de l’organisation et de la planification -Porte une très grande attention aux détails -Maîtrise des logiciels Office et de Lotus Notes -Bon jugement afin de prioriser les rendez-vous et les demandes; sait répondre aux imprévus avec calme -Excellente gestion des priorités -Ouverture aux changements et habileté à réagir rapidement aux changements dans une organisation -Solides aptitudes d’exécution -Respect de la confidentialité -Facile d’approche et disponible -Produit un travail de haute qualité

Salaire offert : à discuter
Nombre d’heures par semaine : 36,68
Conditions diverses : Semaine de travail de 37.5 h de septembre à la fin mai et de 35 h en été. (moyenne de 36.68 h par semaine) Travaille de 8 h à 16 h 30 (hiver) et de 8 h à 16 h (été) peut avoir à débuter plus tôt ou finir plus tard à l’occasion Travail de bureau (95%) – doit se déplacer dans l’usine / salle de formation pour préparer salle de réunion Est souvent sollicitée

Durée de l’emploi : Indéterminée
Date prévue d’entrée en fonction : 2020-08-25

Attention! Très important!
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