adjoint administratif/adjointe administrative

adjoint administratif/adjointe administrative

Location: QC Gatineau J8X 3V8 103 Rue Laurier Canada

Cet employeur invite les personnes de 55 ans et plus à poser leur candidature.
103 Rue Laurier, Gatineau, QC J8X 3V8, Canada
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Principales fonctions

Sous l’autorité du directeur, finances et administration, l’adjoint administratif a comme responsabilité d’assurer un soutien dans l’exécution de tâches comptables et administratives. Il joue également un rôle actif en appui à la gouvernance et aux activités corporatives de l’organisation en collaboration avec la présidence-direction générale. Comptes fournisseurs et clients Effectuer la facturation des comptes/clients et le rappel mensuel; Saisir les données des factures des fournisseurs dans le système comptable Seed et émettre les chèques; Effectuer le suivi des cotisations des membres, ajouts ou annulations dans le système comptable; Comptabilité Effectuer, selon la fréquence établie, les dépôts et les encaissements par carte de crédit, Interac; Effectuer toutes écritures comptables journalières; Assister le directeur dans la préparation des états financiers; Effectuer les conciliations bancaires; Effectuer la vérification des allocations de dépenses des employés et de la carte de crédit; Gestion de réunion, rencontres et comités Participer à la logistique de l’organisation des réunions des différentes structures de la gouvernance de l’organisation (assemblée générale annuelle, conseil d’administration, comité exécutif, comités du CA, etc.) et convoquer les participants; Avec la présidence-direction générale, organiser et préparer l’ordre du jour des réunions des comités et/ou réunions et coordonner les contenus (collecter et envois de documents); À la demande de la présidence-direction générale, participer aux réunions et fournir de l’assistance pour les présentations; Tâches administratives : présidence-direction générale et gouvernance Accueillir les visiteurs pour la présidence-direction générale; Filtrer les appels téléphoniques, les questions et les demandes de renseignements à la présidence direction générale avec tact et professionnalisme; Respecter la confidentialité de l’information; Recevoir la correspondance interne et externe et en assurer le suivi (réception, envoi, classement); Préparer des dossiers en prévision des comités où elle siège; Effectuer les remboursements aux administrateurs en lien avec leur participation à des rencontres du conseil d’administration et des comités; Tâches administratives d’ordre général Transmettre les renseignements d’ordre général à l’équipe; Effectuer le classement et l’archivage de dossiers, tenir un registre de correspondance ; Responsable de l’affichage des postes sur diverses plateformes de recrutement, de traiter les candidatures, de coordonner des entrevues, et de préparer du matériel de sélection; S’occuper des réservations liées aux déplacements, principalement, des membres de l’équipe de direction (hôtels, transport); Effectuer les rapports de dépenses de l’équipe de direction; Inscrire et réserver différents événements pour les directeurs; Effectuer, mensuellement, la lecture et les rapports mensuels de la timbreuse; Assurer le suivi des allocations de dépense des employés, et s’assurer du respect des politiques en place; Effectuer le classement des documents comptables; Effectuer les contacts avec les réparateurs et fournisseurs de service incluant la gestion du véhicule de TO et son entretien; Planifier les réaménagements physique et technologique à l’intérieur de l’édifice; Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau et de la papeterie et préparer les commandes;

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Collégial (DEC)
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :5 année(s) d’expérience
Description des compétences : Minimum de 5 ans d’expérience à des fonctions d’adjointe administrative avec une expérience dans des fonctions de soutien à la direction générale. Fortes habiletés avec les chiffriers et chiffres. Excellente maitrise des logiciels : Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Connaissance du logiciel Seed et de l’outil de la base de données Salesforce (un atout). Expérience liée à la gouvernance (atout). Capacité à réviser la qualité de la langue des documents (un atout) Peut être appelé à se déplacer dans des activités hors du bureau. Compétences personnelles Sens aigu de l’organisation et de la gestion des priorités et à traiter plusieurs dossiers simultanément. Habiletés interpersonnelles exceptionnelles. Facilité et intérêt envers les outils technologiques. Rigueur et exactitude dans la gestion de dossiers. Discrétion, sens de la confidentialité et honnêteté. Imputabilité. Être favorable et disponible à l’entraide et au travail d’équipe.

Langues demandées :langues parlées : français et anglais
langues écrites : français et anglais

Salaire offert : à discuter
Nombre d’heures par semaine : 35,00

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-11-09

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