adjoint administratif/adjointe administrative

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Location: QC Gatineau J8X 3J6 5 Rue Laval #203 Canada

Insitu Services Linguistiques
5 Rue Laval #203, Gatineau, QC J8X 3J6, Canada
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Principales fonctions

SOMMAIRE DU POSTE Il est stimulant de travailler chez Insitu Services Linguistiques! Et vous pouvez en faire partie. Chaque année, nous aidons des centaines de fonctionnaires à devenir bilingue et à satisfaire les exigences linguistiques du gouvernement fédéral. Notre équipe nous tient à coeur au même titre que nos clients, et, comme nous, elle se consacre entièrement à la réussite de tous. Vous êtes une personne professionnelle qui aime relever des défis, qui a un esprit d’équipe et qui a d’excellentes aptitudes pour l’organisation du travail et la gestion des priorités. Continuez de lire, ce poste est pour vous! Le ou la titulaire relève de la Directrice/ du Directeur des opérations. À titre d’adjoint (te) exécutif (ve), vous allez soutenir et coordonner les activités administratives de l’entreprise. Vous travaillerez et devrez entretenir des relations avec différents collaborateurs tant à l’interne qu’à l’externe de l’entreprise. VOS TÂCHES ET RESPONSABILITÉS -Accueillir et enregistrer les clients à leur arrivé -Vérifier quotidiennement le système SAP pour y repérer les offres à commandes -Préparer et tenir à jour les CV des professeurs pour la préparation des soumissions aux offres à commandes -Communiquer régulièrement avec le rédacteur expert pour la préparation des soumissions des offres à commandes -Organiser et vérifier les documents et les factures en lien avec la comptabilité (faire les photocopies/agrafer les factures avec les preuves de paiement/par mois pour le commis comptable) -Préparer les lettres de références des professeurs -Assurer l’appuie administratif à l’inscription et à la désinscription des étudiants dans le système Moodle (faire le décompte des heures des étudiants/tenir les statistiques des réussites) -Vérifier les heures des feuilles de temps automatisées et transmettre les statistiques mensuelles au coordonnateur de la formation -S’assurer que les équipements (ordinateurs) soient fonctionnels avant le début des classes et contacter la personne ressource pour les mises-à-jours et/ou les réparations d’équipements -Rédiger et répondre à la correspondance régulière -Gérer le système de suppléance et d’assiduité des professeurs en travaillant de concert avec le coordonnateur de la formation -Gérer et tenir à jour les inscriptions, les modifications et les renouvellements des cotes de sécurité pour tout le personnel -S’assurer que les professeurs remplissent adéquatement les feuilles de temps et que celles-ci soient remises en temps voulu FORMATION ET EXPÉRIENCE NÉCESSAIRES -Minimum de 3 années d’expérience pertinente en lien avec les tâches et les responsabilités du poste (idéalement en administration) -Baccalauréat en administration (ou tout domaine connexe) et/ou Diplôme d’études collégiales en administration ou en secrétariat -Être à l’aise à utiliser la technologie -Être bilingue (maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit) -Connaissances des plateformes de formation en ligne tels que : Moodle, Zoom et Skype Sera considéré comme un atout : -Avoir de l’expérience dans un environnement de travail offrant de la formation

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Collégial (DEC)
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :3 à 5 années d’expérience
Description des compétences : -Avoir d’excellentes aptitudes pour organiser le travail et gérer les priorités -Avoir un bon jugement -Faire preuve d’un bon esprit d’équipe -Faire preuve d’autonomie et d’initiative -Faire preuve de rigueur et de minutie -Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité -Être polyvalent -Être courtois

Langues demandées :langues parlées : français et anglais
langues écrites : français et anglais

Salaire offert : selon expérience de : 20,00$ à : 25,00$ – de l’heure
Nombre d’heures par semaine : 30,00
Conditions diverses : -Offre un horaire de travail flexible -Télétravail -Excellente localisation en plein c ur du centre-ville de Hull

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-12-14

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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