adjoint administratif/adjointe administrative

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Principales fonctions

Le Barreau cherche à pourvoir un poste administratif permanent syndiqué à temps plein d’agent aux séminaires de formation. DESCRIPTION SOMMAIRE Relevant du directeur du Service Qualité de la profession et du superviseur Qualité de la profession (secteurs formation et prévention), l’agent aux séminaires de formation effectue les tâches reliées à l’organisation, à la préparation et à la tenue des différents séminaires sous sa responsabilité, et ce, pour l’ensemble du territoire. Il effectue également des tâches administratives. L’ensemble de ses tâches est effectué sous la supervision du superviseur Qualité de la profession (secteurs formation et prévention). TÂCHES ET RESPONSABILITÉS Assure la mise en place et la logistique entourant divers séminaires de formation pour l’ensemble du territoire, notamment la préparation et la réalisation des échéanciers rattachés aux séminaires en médiation familiale, en arbitrage, en négociation ainsi que sur les techniques de plaidoirie; Assure le service à la clientèle auprès des membres relativement aux séminaires de formation en question (reçoit les appels téléphoniques, répond aux demandes de renseignements, prend les messages et transmet les appels); Coordonne la préparation, le calendrier de travail et la remise des textes des formateurs et s’assure du respect des échéanciers qu’il a établi et ce, en collaboration avec les différents intervenants (reprographie, formateurs, besoins techniques, etc.); Assure les tâches administratives pour les dossiers qui lui sont confiés (rédaction et production de correspondance, programme, déroulement d’activités et évaluation); Traite les demandes d’inscription aux séminaires de formation, communique avec les membres en cas de documents manquants, prépare les listes des participants, expédie aux participants les confirmations d’inscription, reçoit les demandes d’annulation ou de remboursement et en assure le suivi Prépare le budget pour chaque séminaire et en fait le suivi afin d’assurer la rentabilité; Reçoit et procède à l’encaissement des paiements liés aux séminaires de formation; Prépare, sollicite le cas échéant, vérifie et distribue le matériel didactique, le déroulement, les attestations, les reçus et informe les participants de tout changement à la formation (salle, heure, date, etc.); Effectue le suivi des demandes d’autorisation de remboursement de dépenses et d’honoraires des conférenciers, animateurs, témoins, juges, jurés, témoins experts (réception, vérification, imputation et signature); Tient à jour les listes d’attente et assure le suivi auprès des membres intéressés par les formations; Agit comme personne ressource lors du séminaire sur les techniques de plaidoirie; Planifie le post-mortem suivant la tenue du séminaire sur les techniques de plaidoirie et rédige l’ordre du jour et le procès-verbal s’y rattachant; Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Collégial (DEC)
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :3 année(s) d’expérience
Description des compétences : Bilinguisme

Langues demandées :langues parlées : français et anglais
langues écrites : français et anglais

Salaire offert : selon expérience de : 40555,00$ à : 57936,00$ – par année
Nombre d’heures par semaine : 33,75
Conditions diverses : QUALIFICATIONS REQUISES Formation : Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent Formation en gestion de projets (un atout) Expérience : Trois (3) années d’expérience pertinente. Habiletés : Excellent service à la clientèle; Organisation et gestion des priorités; Capacité à mener plusieurs projets en même temps; Tact et diplomatie; Rigueur; Esprit d’équipe; Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite; Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office; Bilinguisme;

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-12-01

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