adjoint administratif/adjointe administrative

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Principales fonctions

*** Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte *** Sous la supervision du VP opérations, l’adjoint administratif supporte le secteur estimation au niveau des soumissions auprès de nos clients. Il agira aussi en tant que personne-ressource et offrira un soutien administratif sur divers projets aux équipes du département. Les principales responsabilités seront: Soumission (80%) – Effectuer la recherche d’opportunités sur le moteur de recherche SEAO (système électronique d’appels d’offres) ; – Commander, télécharger et remettre aux personnes concernées les documents d’appels d’offres venant du SEAO ; – Participer à la validation des qualifications exigées dans les appels d’offres ; – Assister les directeurs à l’élaboration des soumissions (bordereaux d’estimation, suivi des addendas, etc.) ; – S’assurer que les documents exigés aux appels d’offres soient complétés, fournis et remis dans les délais prescrits ; – Déposer les soumissions au BSDQ (si requis) ; – Assurer un suivi serré des dépôts de soumission ; – Voir au classement et à l’archivage des documents de soumission. Administration générale (20%) – Offrir un soutien administratif sur divers projets aux équipes du département (ouverture de dossier, classement, rédaction de lettre, mise en page, etc.) ; – Recevoir les appels et accueillir les visiteurs ; – Traiter le courrier électronique et les autres correspondances ; – Participer aux projets de construction ; – Aider ses collègues de travail quand le temps lui permet ; – Effectuer toutes autres tâches connexes au poste.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Collégial (DEC)
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :3 à 5 années d’expérience
Description des compétences : Profil recherché – Deux (2) à trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire ; – Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent ; – Connaissance des logiciels de la suite Office (Word, Excel, etc.) ; – Connaissance du milieu du génie ou de la construction (un atout) ; – Bonne aptitude en français parlé et écrit. Compétences – Adaptation, organisation et respect des échéanciers ; – Rigueur et méthode ; – Capacité à travailler sur plusieurs mandats à la fois en gérant les priorités ; – Capacité à travailler dans des délais restreints ; – Bonne gestion du stress ; – Autonomie et sens du jugement ; – Flexibilité et disponibilité.

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : à discuter
Nombre d’heures par semaine : 40,00

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-11-24

Attention! Très important!
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