adjoint administratif/adjointe administrative

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Location: QC Montréal H3S 2B6 6767 Chemin de la Côte-des-Neiges bureau 598 Canada

PRÉVENTION CÔTE-DES-NEIGES-NOTRE-DAME-DE-GRÂCE
6767 Chemin de la Côte-des-Neiges bureau 598, Montréal, QC H3S 2B6, Canada
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Principales fonctions

Faire les paies via le système comptable Employeur-D Faire les chèques de dépenses mensuelles des employé.e.s et valider les factures associées Faire la tenue de livre via le système SAGE, les conciliations bancaires et les fermetures de mois Archiver et organiser les factures et les documents administratifs Faire les dépôts bancaires Payer les fournisseurs et émettre des factures pour les services offerts Valider les paiements des déductions pour les assurances collectives Prendre les appels/messages/courriels et les transférer aux personnes concernées Faire la gestion de Google Suite Sur demande, rédiger divers documents pour la direction et les employé.e.s Sur demande, participer au processus de recrutement des employé.e.s Gérer les dossiers d’employé.e.s, incluant l’ouverture des dossiers, création d’un courriel, accueil des employé.e.s, cessation d’emploi, assurances collectives et autres. Expliquer les différents outils administratifs (feuilles de temps, dépenses, calendrier électronique, Drive, etc.) et s’assurer de leur bonne utilisation. Participer au processus administratif des demandes de financement et redditions de comptesLors de la vérification annuelle, fournir au vérificateur comptable les documents requis Remettre les Relevés 1 et T4 aux employé.e.s Effectuer certaines tâches de traduction (anglais-français) Faire les demandes pour les permis et réservations de salles Afficher les offres d’emplois Récupérer et archiver les informations pertinentes suite au départ d’employé.e.s Commander le matériel nécessaire au bon déroulement du bureau (cartes d’affaire, papier, encre pour l’imprimante, matériel d’entretien, etc.) Ramasser et trier le courrier Prendre les notes dans les rencontres mensuelles d’équipe. Rédiger le PV de l’assemblée générale annuelle Archiver la documentation importante liée à l’organisme (rapport d’activités, photos, pamphlets) Faire les appels pour l’entretien du lieu de travail (imprimante, commande de matériel, système d’alarme, système téléphonique, entretien des ordinateurs) Résoudre des problèmes administratifs Coordonner l’entretien du bureau (femme ménage, entretien par la ville) Faire une partie de la gestion des médias sociaux Transmettre aux employés des informations d’intérêt général (protocole, date de réunions, date de tombée) Remplacer la direction lors des rencontres du Regroupement Tandem Participer autant que possible aux réunions de l’équipe Tandem Aider à créer du nouveau matériel de diffusion Valider et/ou éditer l’ancien matériel de diffusion Planifier le calendrier des ateliers sur la sécurité urbaine dans les écoles primaires de CDN—NDG Participer aux rencontres d’équipe mensuelles de l’organisme Assurer une présence la réception au bureau (2 points de services) Aider la clientèle et les partenaires à s’orienter dans nos services Participer aux comités internes de l’organisme et faire les tâches qui en découlent Être serviable et faire preuve de respect envers la clientèle, les partenaires et les employé.e.s en tout temps Travailler en collaboration avec les membres de l’équipe Participer à la rédaction du rapport annuel de l’organisme Écrire au moins un article par année pour l’infolettre de l’organisme Participer à certaines activités spéciales de l’organisme Respecter les exigences du manuel des employé.e.s

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Collégial, DEC ou AEC Administration

Années d’expérience reliées à l’emploi :3 à 5 années d’expérience
Description des compétences : Avoir un DEC ou AEC en administration Avoir au moins 3 ans d’expérience pertinente à l’emploi Connaître le logiciel comptable SAGE Maitrîser la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) Avoir une bonne connaissance d’Adobe Connaître Google Suite Maîtriser les logiciels de vidéoconférence tels que Zoom, Teams, Google Meet Avoir un excellent français et anglais parlé et écrit Faire preuve d’autonomie, discrétion, organisation et entregent

Langues demandées :langues parlées : français et anglais
langues écrites : français et anglais

Salaire offert : 21,00$ – de l’heure
Nombre d’heures par semaine : 30,00
Conditions diverses : Assurances collectives après les trois mois de probation

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2021-01-18

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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