adjoint administratif/adjointe administrative

adjoint administratif/adjointe administrative

Location: QC Sainte-Adèle J8B 1S4 322 Ch Notre Dame Canada

Cet employeur invite les personnes de 55 ans et plus à poser leur candidature.
322 Ch Notre Dame, Sainte-Adèle, QC J8B 1S4, Canada
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Principales fonctions

FONCTIONS Sous l’autorité de la direction générale, l’adjoint(e) administratif(ive) sera responsable du service à la clientèle, de recevoir et d’acheminer les appels téléphoniques, d’accueillir les résidents et les visiteurs et de fournir des renseignements généraux, selon les informations à sa disposition, et d’effectuer des tâches administratives et financières visant à contribuer à la gestion des activités de la direction. RESPONSABILITÉS Dès le début de son quart de travail, prendre connaissance du Tableau de bord – Passage d’informations administratives. Ses responsabilités touchent quatre volets principaux : Service à la clientèle : Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d’assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités; En l’absence ou en support d’une réceptionniste, elle accueille et dirige les résidents, les visiteurs et les livreurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service; Enregistre les sorties et entrées des résidents, des visiteurs et des livreurs afin d’en assurer le suivi; Communique par l’entremise du réseau de communication, les informations d’intérêt général (ex. repas, activités); En l’absence ou en support du(de la) conseiller(ère) à la location; elle fournit, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et au besoin fait visiter au client potentiel les lieux aux fins de location; Gestion des ressources humaines : À l’embauche d’un employé, faire le montage de son dossier, lui présente les documents pertinents qui requiert sa signature et lui remet certains outils de travail associé à son poste (ex : Clef magnétique, etc ); Prépare les dossiers pour la paie; Responsable du maintien à jour des dossiers des employés. Gestion administrative : Coordonne les demandes des membres des autres départements; S’occupe des demandes d’acquisition de matériel et en assure le suivi; Responsable du montage et maintien des dossiers à jours des résidents; Exécute toutes tâches de secrétariat via l’usage d’outils informatiques. Gestion financière : Prépare et effectue périodiquement la listes des revenus, la perception des loyers, la facturation, le paiement des factures, les dépôts, en assure un suivi; Gère le montage des baux et les renouvellements de ceux-ci; Administre et rend compte d’une petite caisse afin de rembourser les dépenses autorisées du personnel; Administre et rend contre des heures enregistrées pris par les employés, compile ses données et présente au DG les heures prises. Lorsqu’approuvées, elle enregistre ces heures dans le système informatique permettant la paie aux employés. Fait le suivi et les ajustements des paies lorsque requis; Fournit les informations de nos services à la carte et gère ceux-ci lorsque demandé par un résident. Effectue, au besoin, toutes ou en partie les tâches associées à toute autre catégorie d’emploi égale ou inférieure.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Collégial (AEC), techniques administrative, bureautique et/ secrétariat
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :3 à 5 années d’expérience
Description des compétences : Intérêt pour les personnes retraitées Approche axée sur le service à la clientèle Habileté à résoudre des problèmes Compétence en communications verbale et écrite Aptitude à communiquer et écouter Avoir de l’entregent Esprit d’analyse et de persuasion Sens prononcé de la discrétion et de la confidentialité Capacité à travailler en équipe et à coopérer Bilinguisme français et anglais (oral et écrit) – Un atout Connaissances en informatique, principalement avec les outils Microsoft Office Bonne gestion du stress Approche centrée sur les résultats Grande aisance dans la gestion comptable Être une personne rigoureuse, organisée, méthodique et précise

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français
Autres langues ou précisions : Anglais, un atout

Salaire offert : à discuter
Autre forme de rémunération : commission ou prime au rendement
Nombre d’heures par semaine : 40,00
Conditions diverses : Traite des informations confidentielles Travail de bureau Service à la clientèle

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2021-04-12

Attention! Très important!
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