adjoint administratif/adjointe administrative – bureau

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Location: Mo 2900 Edouard Montpetit Blvd ntreal Pavillon Roger-Gaudry QC H3T 1J4

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Principales fonctions

Technicien / Technicienne en coordination du travail de bureau (1 poste) Faculté des arts et sciences (FAS) – École de psychoéducation (offre 513482) Description du mandat Réalise un ensemble de travaux administratifs et de support secrétarial afin de seconder l’équipe des communications – directrices et professionnels dans la réalisation de leur mandat. Voit au maintien et au suivi des opérations techniques et assure la bonne marche du bureau. Sera amené à effectuer les tâches spécifiques ci-dessous : Gestion d’agenda Gestion de la carrière professorale : préparation et suivi de toute la documentation concernant les embauches de professeurs et les promotions Préparation de l’affichage des chargés de cours et des superviseurs de stages. En collaboration avec la direction, attribution des charges de cours, communication avec les candidats, préparation des contrats dans Synchro, dossiers de probation Rôle de secrétaire dans les assemblées départementales : convocation, rédaction de l’ordre du jour, rédaction du procès-verbal Rôle de secrétaire dans les divers comités départementaux (COMET, COMETSUP, santé mentale, etc.) : convocation, rédaction de l’ordre du jour, rédaction du compte rendu Classement et archivage de tous les documents pertinents à l’administration du département Mise à jour du site Internet Secrétaire de direction (gestion des appels téléphoniques, communications et documents officiels, etc.); soutien le directeur dans la planification de ses rendez-vous Tri et distribution des demandes envoyées à {courriel} (1 poste) Faculté des arts et sciences (FAS) – Criminologie (offre 515194) Description du mandat Réalise un ensemble de travaux administratifs et de support secrétarial afin de seconder des gestionnaires dans la réalisation de leur mandat. Voit au maintien et au suivi des opérations techniques et assure la bonne marche du bureau. Principaux défis Soutenir la Direction dans la gestion de la carrière professorale (ex. nouvelle embauche, promotions, maternité et retraite), le processus de recrutement des chargés de cours et des auxiliaires d’enseignement et la planification des charges d’enseignement. Faire les contrats des chargés de cours, des auxiliaires d’enseignement (+250/an) et autres contrats ponctuels. Lancer les concours de bourses offerts par l’École de criminologie et gérer le processus de soumission des candidatures (ex. réception des dossiers, transmission au comité, lettre aux récipiendaires). Aider dans la gestion des rendez-vous, l’organisation des divers comités, soutenance et événements spéciaux. Agir à titre de secrétaire pour les assemblées départementales et professorales. Gérer les réservations des salles départementales (LocUM) et réserver des salles pour des événements. Assurer une veille du site Web de l’École de criminologie et effectuer la mise à jour. Responsable des clés et de l’archivage Profil recherché Scolarité: Diplôme d’études collégiales en techniques de comptabilité et de gestion ou technique de bureautique Expérience: Deux (2) ans d’expérience Autres : Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage: Courrier électronique (70%), Word (avancé) (70%), PowerPoint (70%). Maîtrise de la langue française (65%) Vitesse de saisie de données: 50 mots nets/minute Information sur l’emploi Période d’affichage: 13 au 1 décembre 2020 inclusivement Échelle salariale: 23,59 $ à 30,78 $ Horaire de travail: Lundi au vendredi de 9h à 17h Statut du poste: Régulier à temps complet Date d’entrée en fonction: Dès que possible Notre offre Perspective de carrière diversifiée et intéressante Programme complet d’avantages sociaux et régime de retraite Politique avantageuse de vacances annuelles Accès facile en transport collectif

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Collégial (DEC), techniques de comptabilité et de gestion ou technique de bureautique
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :2 année(s) d’expérience

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : selon expérience de : 23,59$ à : 30,78$ – de l’heure
Nombre d’heures par semaine : 35,00

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-11-20

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