adjoint administratif/adjointe administrative – bureau

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Location: QC Montréal H2X 3P1 3535 R. Saint-Denis Canada

L'INSTITUT DE TOURISME ET D'HÔTELLERIE DU QUÉBEC
3535 R. Saint-Denis, Montréal, QC H2X 3P1, Canada
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Principales fonctions

Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie et de la gastronomie. Doté d’installations uniques, dont un hôtel-école 4 étoiles, deux restaurants d’application pédagogique et d’unités de recherche, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Reconnu pour l’excellence de ses formations qui répondent aux plus hauts standards de l’industrie, l’ITHQ offre aussi des ateliers destinés aux professionnels ainsi qu’au grand public. Un environnement de travail stimulant aux secteurs d’activités variés Un lieu de travail situé sur la rue Saint-Denis, au-dessus de la station de métro Sherbrooke. Description sommaire de l’emploi Sous l’autorité du directeur du Centre d’expertise en tourisme, hôtellerie et restauration (CE), la personne titulaire de l’emploi effectue le travail de soutien administratif nécessaire à la coordination des activités du CE. Description de tâches -Rédige et révise divers projets de documents, lettres, contrats de service, offres de service ou notes, collabore à la rédaction des rapports ou autres documents administratifs de toutes sortes, effectue la mise en page et les demandes de reprographie requises; -Assume la responsabilité liée à la préparation et au suivi budgétaire (contrats de service, factures et paiements), à la facturation et à la préparation des mandats confiés aux membres de l’équipe, obtient les informations manquantes ou les complète au besoin et leur fournit un soutien technique lorsque requis; -Saisit les demandes de biens et de services ainsi que les commandes dans le logiciel Virtuo; -Collabore avec les ressources financières et d’approvisionnement concernant les suivis de facturation, de commandes et d’ententes en vue d’assurer la bonne marche des opérations courantes; -Effectue les liens nécessaires entre le CE et la Direction principale des communications et du développement commercial dans le but d’assurer la coordination et la cohérence des activités réalisées au sein de la même direction. À cet effet, reçoit les demandes et voit à la cueillette d’informations pertinentes avant de les présenter au directeur et au reste de l’équipe, gère le contrôle des échéances; -Coordonne les activités de l’agenda et les rendez vous du directeur en fonction des priorités établies; -Effectue le suivi de l’assiduité de l’ensemble de l’équipe, la facturation des consultants et des heures travaillées au CE par les professeurs qui agissent comme formateurs; -Organise les réunions animées par le directeur du CE, effectue les convocations et réservations de salle, prépare les dossiers et le matériel nécessaire, assiste au besoin et s’assure de faire les suivis; -Répond aux demandes reçues directement au CE et agit comme premier répondant en conseillant et en fournissant des services de vente tout en analysant les besoins; -Assure une coordination entre les activités du CE et les autres services (hébergement, entretien ménagé, banquets, etc.).

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Secondaire professionnel (DEP), secrétariat ou la bureautique ou une attestation d’études pertinente
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :3 à 5 années d’expérience
Description des compétences : -Diplôme d’études secondaires (DES) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou la bureautique ou une attestation d’études pertinente; -Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires; -Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle. Connaissances recherchées -Excellente connaissance d’Office 365 et de l’environnement Windows; -Maîtrise de la langue française et de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit; -À l’aise dans un environnement qui utilise des technologies en constante évolution. Profil recherché -Excellent sens de l’organisation, souci du détail, minutie, rigueur, ainsi que des habiletés relationnelles (service à la clientèle); -Solide esprit d’équipe; -Bonne capacité à établir les priorités.

Langues demandées :langues parlées : français et anglais
langues écrites : français et anglais

Salaire offert : selon expérience de : 35357,00$ à : 43667,00$ – par année
Nombre d’heures par semaine : 35,00
Conditions diverses : -Poste syndiqué à temps plein, 35 h/semaine; -Contrat d’un an et plus, renouvelable; -Entrée en fonction : dès que possible; -Échelle salariale : 35 357 $ à 43 667 $ selon l’expérience et la scolarité; -Nombreux avantages dont l’accumulation de 20 jours de vacances entre le 1er avril et le 31 mars, l’adhésion à des assurances collectives et la cotisation à un régime de retraite.

Statut d’emploi :occasionnel
temps plein
jour

Durée de l’emploi : 10 à 12 mois
Date prévue d’entrée en fonction : 2021-02-01

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