adjoint administratif/adjointe administrative de bureau

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Location: QC Saint-Jérôme J7Y 4M7 2171 Boulevard Maurice Canada

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Principales fonctions

Responsabilités Sous l’autorité de la chef comptable, le ou la titulaire effectue principalement des travaux de type complexe, nécessitant une expertise et une capacité d’autonomie dans leur exécution, reliés à la gestion des ressources administratives et financières de l’Académie Lafontaine et sa Fondation. L’emploi comporte notamment les responsabilités suivantes : Au niveau des comptes à payer : Recevoir les factures, les faire autoriser et identifier le code budgétaire au besoin. Saisir les factures, imprimer les chèques et assembler les documents pour signature. Imprimer ou transférer les factures des fournisseurs reçues par courriel et en effectuer la distribution. Saisir les paiements internet dans le système Accès D. Procéder aux paiements des comptes de cartes de crédit Visa des gestionnaires, s’assurer d’obtenir les pièces justificatives et saisir les paiements Accès D. Effectuer la mise sous enveloppe des chèques, brocher le talon et mettre au courrier. Imprimer la liste des chèques, valider les documents et procéder au classement. Remettre sur demande des bons de commande. Contrôler les avances de fonds Effectuer le suivi des états de comptes et communiquer avec les fournisseurs Assurer le contrôle des livrets de reçus Saisir le fichier Excel de la conciliation de la petite caisse pour le paiement Saisir et déposer les souscriptions, subventions autres etc. Effectuer les dépôts auprès de l’institution financière de l’Académie Lafontaine et sa Fondation de même que les petites caisses Préparer les traites bancaires, chèques visés, etc. Procéder à l’encaissement des chèques de réinscription dans COBA. Collaborer à l’émission des reçus d’impôts. Supporter les différents gestionnaires internes Collaborer en fin d’année pour le dossier de vérification Assumer toute autre tâche que peut lui confier son supérieur immédiat. Au niveau des comptes à recevoir (selon les besoins) : Effectuer les dépôts : paiements préautorisés, chèques, paiements internet et visa dans le système COBA. Assurer le service à la clientèle. Collaborer au processus d’émission massive de factures aux clients. Collaborer à la vérification des factures suivant la déclaration de l’effectif scolaire. Recevoir et traiter les paiements des clients au système COBA. Coder les encaissements, faire les entrées aux systèmes et préparer les dépôts. Assumer toute autre tâche que peut lui confier son supérieur immédiat Au niveau de la réinscription : Collaborer avec les agents de bureau, classe principale, à la préparation de l’envoi massif des contrats. Traiter les enveloppes reçues, assembler et classer les contrats pour leur traitement ainsi que les paiements. Cette personne doit également : Formuler des suggestions et des recommandations à son supérieur immédiat et à ses collègues de travail afin d’améliorer la conduite des opérations dont elle est responsable.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Secondaire professionnel (DEP)
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :6 à 9 années d’expérience
Description des compétences : Qualifications requises : Scolarité et expérience Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente. Autres exigences Avoir des connaissances et de l’expérience en comptabilité plus particulièrement en gestion de comptes à payer Avoir des connaissances en bureautique dont Excel, Word, Outlook; Avoir de l’expérience de travail avec un logiciel de comptabilité préférablement Coba; Avoir une excellente qualité de français, écrit et parlé; Capacité à travailler en équipe.

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : selon expérience de : 21,62$ à : 26,47$ – de l’heure
Nombre d’heures par semaine : 35,00

Statut d’emploi :occasionnel ou temporaire
temps plein
jour

Durée de l’emploi : Indéterminée
Date prévue d’entrée en fonction : 2020-09-28

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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