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Adjoint(e) administratif(tive) – bureau

AV-TECH INC.
Anjou

Sommaire du poste

Le ou la titulaire du poste doit agir comme soutien direct à la responsable à la facturation et paie, il ou elle doit donc être disponible à répondre à diverses demandes qui peuvent parfois s’avérer urgentes.

Description spécifique des tâches

FACTURATION:-Recevoir les documents de facturation pour chaque projet;-Vérifier les heures et le matériel facturé;-S’assurer que les documents sont bien complétés;-Compiler les données à partir du logiciel Excel;-Photocopier les factures et poster aux clients;-Organiser la documentation de pré-facturation selon la procédure interne;-Vérifier les données facturées et regrouper les pièces justificatives;-Faire suivre les factures aux personnes concernées;-Assurer le classement des documents concernant la facturation dans les filières appropriées;-Répondre aux demandes de renseignement concernant les documents de comptabilité.PAIE :-Recevoir et vérifier les feuilles de temps ainsi que les comptes de dépenses des techniciens;-Valider les heures de travail et effectuer la compilation des données;-Effectuer l’entrée de données dans le logiciel prévu à cette fin.

AUTRE:-Saisie de données dans le logiciel comptable pour répertorier les appels de service;-Construire un tableau de suivi pour les entretiens et les renouvellements de contrat;-Suivi des entretiens pour chaque mois et prise de rendez-vous pour la visite du technicien;-Au besoin, prise d’appels de service des clients lors de remplacement ainsi que gestion des bons de commande.

Exigences

FORMATION ACADÉMIQUE ET EXPÉRIENCE:

-DEP ou DEC en administration, comptabilité, bureautique ou autre domaine pertinent;

-De 3 à 5 années d’expérience dans un emploi similaire.

CONNAISSANCES :-Connaissance de la suite Microsoft Office (Excel en particulier);-Excellente capacité d’expression orale et écrite en français (obligatoire).Habiletés requises-Sens des priorités, autonomie et courtoisie;-Sens de l’organisation, de la planification et débrouillardise;-Débrouillard et autonome;-Capacité à travailler sous pression;-Professionnalisme et rapidité d’exécution.

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