Adjoint(e) administratif(ve)

Location: 9115 boulevard l'Ormière, Québec (Québec), G2B3K2

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Relevant de la Directrice des opérations et en collaboration avec la Directrice générale, le candidat offrira un soutien administratif dans la gestion des opérations quotidiennes aux différents gestionnaires. Il devra s’assurer du bon déroulement des opérations dans toutes nos bannières Vidéotron, Vidéotron Le SuperClub et Microplay. Il devra assister la Directrice dans ses tâches quotidiennes, gérer les priorités et traiter les urgences afin d’assurer une bonne planification.

-Supporter de façon autonome la Directrice des opérations et la Directrice générale en accomplissant des tâches administratives de précision; -Assister la Directrice des opérations et collaborer étroitement avec cette dernière afin d’assurer une gestion efficace, rigoureuse et proactive de ses activités quotidiennes ainsi que proposer des améliorations (tenir à jour son agenda, fixer les rendez-vous, coordonner la planification ainsi que la logistique des réunions tout en respectant les échéanciers et en effectuant tout suivi nécessaire); -Organiser et préparer les réunions et assurer la coordination des invitations et l’organisation des rencontres avec des membres externes (gestion de l’agenda) et effectuer les comptes rendus; -Gérer les courriels de la Directrice afin d’assurer une planification efficiente des urgences quotidiennes et hebdomadaires ; -Gérer les appels en répondant aux questions des gestionnaires et assurant les retours d’appels; -Effectuer la gestion des réservations (salles de réunion, hôtel, traiteur, etc.); -Rédiger la correspondance, les notes de services et les différents rapports et préparer les formulaires ou chiffriers pour différents suivis; -Assurer la mise à jour et le suivi de dossiers ponctuels (concours, ventes, objectifs de ventes, etc); -Rédiger et mettre en page divers documents sur Word ou Excel (outils de travail, procédures, suivis ponctuels, lettres, etc.); -S’assurer que les tâches et les responsabilités confiées aux gestionnaires aient été exécutées et voir qu’ils disposent de tout le soutien nécessaire pour remplir celles-ci; -Collaborer avec les membres désignés de l’équipe « opération » à la conception de présentations sur Powerpoint et autres; -Gérer les priorités, les urgences opérationnelles, régler des problèmes ponctuels et en assurer le suivi.

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