Adjoint(e) administratif(ve)

Location: Montréal (Québec)

Réseau de transport métropolitain
Montréal (Québec)

Relevant de la Directrice – Gestion du Portefeuille de projets, cette personne aura la responsabilité d’assurer le soutien de secrétariat et d’administration pour le personnel de l’ensemble de la direction exécutive Planification stratégique et Transformation qui compte trois directions. Elle collabore étroitement avec l’adjointe de la Directrice exécutive pour l’accomplissement de différentes tâches et pour assurer la permanence des services administratifs de la direction exécutive. À ce titre, cette personne sera appelée à : -Assurer le soutien administratif pour trois directrices et leurs équipes respectives en s’assurant d’avoir une connaissance des dossiers de la direction exécutive ; -Assurer le soutien adminstratif requis pour le bon déroulement du plan de formation que doit livrer la direction exécutive à l’interne (suivi des gens à former, convocations, préparation des documents de formation, préparation des salles de formation, émission des attestations de formation, etc.) ; -Régler les enjeux en lien avec les agendas des trois directrices ; -Organiser les réunions plus complexes initiées par les trois directions de son unité et assurer la coordination des invitations ; -Assurer un soutien pour la préparation, la présentation et l’uniformisation des présentations, lettres et autres documents produite dans son unité en assurant le contrôle de la qualité du français et des normes officielles d’exo et en effectuer l’envoi par courrier ou courriel lorsque requis ; -Préparer les demandes de soumission (DDS), de biens et services (DBS) et effectuer le suivi des commandes et de la facturation ; -Gérer les documents déposés sur la plate-forme de partage utilisée pour certains comités ; -Préparer les formulaires, notes de services, rapports et chiffriers pour différents suivis ; -Effectuer ou faire faire les reproductions de documents pour l’unité ; -Vérifier et tenir à jour les inventaires nécessaires aux activités de la direction exécutive : matériel de bureau, formulaires, équipement informatique, mobilier, etc. ; -Classer les documents de son unité en considération du système général d’exo ; -Toutes autres tâches spécifiques à son service. La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative, il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée de tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant ce poste. Exigences normales du poste Scolarité Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, bureautique ou l’équivalent. Expérience Minimum de 4 (quatre) années d’expérience pertinente. Compétences et aptitudes Faire preuve d’organisation, de rigueur, de collaboration et d’initiative ; Capacité à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés et à travailler sous pression dans un environmment dynamique et en constante évolution ; Posséder une connaissance approfondie de Word, Outlook, PowerPoint et Excel ; Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances ; Bilinguisme représente un atout. Conditions de travail Période d’emploi et horaire Emploi régulier à temps plein, soit, 37.5 heures par semaine du lundi au vendredi. Lieu Siège social, 700 De La Gauchetière Ouest, 26e étage, Montréal. Ce défi vous intéresse ? Il suffit de nous faire parvenir votre candidature avant le 24 octobre 2018 via la section Carrières de notre site internet, au www.rtm.quebec/carrieres . Prenez note que le Réseau de transport métropolitain, aussi désigné sous le nom d’exo, applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite donc les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les …

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