Adjoint(e) administratif(ve)

Location: Québec (Québec)

SGS CANADA INC.
Québec (Québec)

SGS est le leader mondial dans l’industrie de l’inspection, la vérification, les essais et la certification. SGS est reconnue comme la référence mondiale en matière de qualité et d’intégrité. Avec plus de 95 000 employés, SGS dirige un réseau de plus de 2400 bureaux et laboratoires à travers le monde. Adjoint(e) administratif(ve)/ Contrat d’un an (Remplacement d’un congé de maternité) Division de minéraux Ville de Québec, Québec RESPONSABILITÉS PRINCIPALES : La personne titulaire de ce poste offre un soutien administratif aux professionnels des différents services, aux cadres intermédiaires et supérieurs, et aux chefs de service. Il/elle doit être en mesure d’effectuer plusieurs tâches en travaillant avec plusieurs directeurs à la fois afin de répondre aux besoins du service. Il/elle travaille sous un minimum de supervision. Certaines tâches à mener à terme et à exécuter de manière autonome sont souvent assignées. RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES : Prendre la relève du superviseur du groupe de soutien administratif lorsque ce dernier doit s’absenter ou est en congé. Assurer la formation et l’encadrement à long terme des employés administratifs juniors, en plus d’occuper le rôle de conseiller pour le programme SHINE. Rédiger, réviser, corriger, et compléter les rapports, relevés, factures, formulaires, présentations et autres documents à l’aide des systèmes informatiques et des logiciels (LIMS, BOSS). Déterminer les sources d’approvisionnement et créer les demandes d’achat, approuver les commandes d’achat en cas d’absence du responsable du département, et assurer la réception des biens et des services. Trier les documents qui doivent être classés selon un système de classement défini. Établir des renvois, classer, coder, enregistrer et ranger des dossiers. Tenir à jour et préparer des rapports provenant de dossiers imprimés ou électroniques, d’inventaires, de listes d’envoi et de bases de données. Déterminer les processus, vérifier les applications informatiques, les reçus, les dépenses, les formulaires et tout autre document. Tenir à jour les fichiers de comptabilité concernant les comptes payables et recevables. Facturer les comptes clients à partir des systèmes BOSS et LIMS. Gérer et former les employés sur la façon d’utiliser les feuilles de temps. Assurer le bon fonctionnement des équipements de bureau et des machines, et coordonner tout travail d’entretien et de réparation. Répondre et rediriger les appels téléphoniques, au besoin. Organiser les déjeuners, les réunions et les réceptions officielles concernant les clients, et coordonner la liste d’invités. Organiser les réservations pour les voyages d’affaires. Apporter un soutien à la réceptionniste-standardiste (à certains endroits). Offrir un soutien mutuel aux autres membres du personnel administratif. Certains projets spéciaux ou selon les circonstances pourraient être assignés à l’occasion.

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