Adjoint(e) administratif(ve)

Adjoint(e) administratif(ve)

Location: QC Odanak J0G 1H0 104 Rue Sibosis Canada

CONSEIL DES ABÉNAKIS D'ODANAK
104 rue Sibosis, Odanak (Québec), J0G1H0
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Principales responsabilités Sous l’autorité du directeur général, l’adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste assure un soutien administratif aux membres élus, à la direction et aux employés du Conseil. De plus, il(elle) assure la réception des visiteurs et des lignes téléphoniques au bâtiment administratif du Conseil.

Plus spécifiquement, il(elle) :

Soutien administratif

  • Préparer les dossiers de réunion des participants aux réunions du Conseil de bande
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions du Conseil de bande
  • Préparer les résolutions du Conseil de bande et assurer le suivi des signatures
  • Rédiger, corriger et expédier divers documents à la demande des employés et de la direction
  • Vérifier le site Internet et les médias sociaux du Conseil, s’assurer de sa mise à jour et y publier des avis et des alertes
  • Veiller au classement, déclassement et à la recherche de documents aux archives et à la comptabilité
  • Effectuer des commandes et divers suivis auprès de fournisseurs et partenaires
  • Assurer la logistique et la planification de divers réunions, événements sociaux et déplacements d’employés (réservations, planification de repas, etc.)
  • Traiter le dossier des comptes d’eau, égouts et déchets
  • Vérifier et coordonner l’envoi du journal de la communauté
  • Gérer la monnaie de la buanderie sur une base mensuelle
  • Toutes autres tâches administratives

Réceptionniste

  • Contrôler l’accès au bâtiment du Conseil, accueillir les visiteurs, les diriger vers les ressources appropriées et/ou leur donner des informations générales sur les services et activités de la communauté
  • Répondre aux téléphones et courriels du Conseil, prendre les messages et les rediriger aux bonnes personnes
  • Assurer la transmission, la réception et l’expédition de l’ensemble du courrier interne et externe du Conseil
  • Assister la comptabilité et les agentes dans le traitement des paiements à recevoir et à effectuer
  • Coordonner les activités et les locations de la salle communautaire
  • Assurer la vente des permis de chasse et pêche et enregistrer le gibier récolté
  • Effectuer diverses tâches de nature administrative

Exigences et qualifications

  • DEC en technique de bureautique ou formation professionnelle en secrétariat
  • 2 ans d’expérience dans un poste similaire
  • Toute combinaison de formation et d’expérience pourra être considérée
  • Maîtrise des outils informatiques les plus couramment utilisés dont Word, Excel, Access, Power point, Internet et messagerie électronique
  • Capacité d’utiliser des appareils téléphoniques
  • Excellent français et anglais fonctionnel, écrit et parlé

Compétences et qualités recherchées

  • Courtoisie
  • Attitude accueillante
  • Apparence professionnelle
  • Polyvalence
  • Dynamisme
  • Esprit d’initiative
  • Ordonné(e)
  • Excellente communication orale et écrite
  • Discrétion

Seules les candidatures rencontrant les exigences du poste seront contactées. À compétences égales, nous prioriserons l’embauche d’un(e) Abénakis(e) ou d’un(e) autre membre des Premières Nations.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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