Adjoint(e) administratif(ve)

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Le poste d’adjoint/adjointe administrative attitré à la vice-présidence Développement des affaires (VPDA) requiert les qualités et l’expertise d’une personne mature, expérimentée et efficace, dotée d’une personnalité enjouée et dynamique et sachant faire preuve de confidentialité, de diplomatie, de débrouillardise et d’un excellent jugement.

Sous l’autorité de la vice-présidente au développement des affaires, la personne choisie doit notamment : -Appuyer le gestionnaire immédiat dans l’accomplissement des tâches administratives et des tâches reliées aux ressources humaines relevant de la vice-présidence. -De façon proactive, effectuer la planification, l’organisation et le suivi de divers dossiers tels que la gestion de l’agenda, des courriels, des appels et le suivi des déplacements de la vice-présidente. -Préparer des rapports d’activités de façon hebdomadaire. -Transcrire, corriger et mettre en page, à l’aide d’un logiciel de traitement de texte et d’autres logiciels, divers documents tels que : lettres, offres de service, rapports, tableaux, formulaires, compte rendus, présentations PowerPoint. -Transmettre et recevoir des documents (rapports, offres de service, etc.) selon les procédures en vigueur. -Répondre aux appels téléphoniques, fournir des renseignements d’ordre général et spécifique, acheminer les appels ou transmettre les messages aux personnes concernées. -Participer à l’organisation de la logistique des événements internes, des réunions d’équipe et des rencontres avec des clients. -Tenir à jour le système de classement physique et électronique et classer des formulaires et autres documents. -Assurer le support administratif d’activités telles que : achat de fournitures, cueillette, tri et distribution du courrier, information sur les procédures en vigueur, organisation des déplacements, préparation et maintien à jour du calendrier de vacances de l’équipe, etc. -Au besoin, assurer la relève des autres unités administratives de l’organisation. -Réaliser toutes autres tâches connexes.

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