Adjoint(e) administratif(ve)

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1. Reçoit et transmet les appels et le courrier. 1.1. Traite le courrier et le courriel destinés à l’entreprise; informe les personnes concernées, identifie les suivis à faire. 1.2. Prépare, affranchit et achemine le courrier; complète les formulaires et fait le suivi des envois par messagers ou courriers spéciaux.

2. Fait la tenue de livre comptable. 2.1. Effectue les opérations en lien avec les comptes clients : facturation des ventes, envoi des factures, gestion des crédits, saisie du paiement, suivi du recouvrement, préparation du dépôt. 2.2. Effectue les opérations en lien avec les comptes à payer : saisie des achats et des déboursés, préparation des chèques aux fournisseurs et suivi de la signature par le directeur général. 2.3. Mensuellement, saisit les factures des cartes de crédit et les balance avec l’état de compte. 2.4. Balance et effectue toutes les remises gouvernementales : DAS, TPS/TVQ, acomptes, provisionnels, Normes du travail, SST, etc. 2.5. Transmet les sommaires gouvernementaux (relevé 1, T4, déclaration des salaires, rapports de taxes, CSST). 2.6. Procède aux écritures de fin de période : conciliation bancaire, amortissements, payés d’avance, etc. 2.7. Prépare les documents nécessaires à la vérification et collabore avec les vérificateurs externes. 2.8. Fait le suivi des mouvements de trésorerie et avise son supérieur des placements ou emprunts nécessaires. 2.9. Participe à l’élaboration du budget.

3. Assume diverses responsabilités pour la direction ou les administrateurs. 3.1. Prépare des analyses ou rédige des documents. 3.2. Prépare divers dossiers d’importance ou de nature confidentielle. 3.3. Assume le suivi contractuel avec les clients et fournisseurs. 3.4. Assume l’aspect logistique des réunions d’information générale ou des réunions de gestion et du conseil d’administration. 3.5. Assiste au conseil d’administration.

4. Est responsable du suivi administratif de la gestion des ressources humaines. 4.1. Tient à jour les dossiers des employés, fait le suivi des congés, des vacances ou des absences à long terme. 4.2. S’assure que les documents légaux sont signés; classe et, au besoin, archive les documents. 4.3. Gère les dossiers des employés pour l’assurance collective le régime volontaire d’épargne-retraite (RVER). 4.4. Met à jour les descriptions de tâches des postes. 4.5. Tient à jour la banque de vacances et de maladies des employés. 4.6. Fait le suivi des attestations d’absence et des feuilles de temps. 4.7. Participe au développement des compétences des employés. 4.8. Assume l’aspect logistique des activités sociales.

5. Assume diverses autres tâches administratives. 5.1. Établit et tient des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers de la direction. 5.2. S’assure de la bonne tenue des dossiers administratifs et de leur archivage. 5.3. Tient à jour l’inventaire des fournitures de bureau et fait les achats nécessaires. 5.4. Prépare les dossiers et participe au renouvellement des baux et hypothèques. 5.5. Fait le suivi du dossier des assurances. 5.6. Gère l’agenda de l’organisation et des absences des employés.

6. Agit conformément aux valeurs et aux pratiques de la compagnie. 6.1. Respecte les engagements établis, les politiques et les procédures internes. 6.2. Agit conformément aux priorités de la compagnie et gère son temps de façon efficiente. 6.3. S’assure de la sauvegarde et de l’archivage de l’information aux endroits appropriés sur son ordinateur et sur le serveur. 6.4. Participe activement à l’implantation des modifications à l’organisation du travail, aux procédures, aux méthodes. 6.5. Développe constamment ses connaissances sur le marché, l’industrie, les produits et les processus. 6.6. S’assure du maintien de l’ordre de son environnement de travail. 6.7. Au besoin, peut participer aux travaux des autres membres de son équipe.

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