Adjoint(e) administratif(ve) – bureau

Location: Québec (Québec)

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Plus spécifiquement, elle tient à jour l’agenda du directeur et celui de la gestionnaire de l’administration.

Fixer les rencontres, en informer les personnes concernées et rassemble la documentation pertinente.

Elle assiste ceux-ci par rapport au suivi des dossiers et au rappel des échéances ainsi que dans la préparation de la documentation de divers dossiers.

Elle traite les affaires courantes et soutient le directeur dans la gestion des dépenses de son équipe.

Elle voit à la transcription de documents, de lettres et de rapports et en fait la mise en page.

Elle voit également à la mise à jour de données dans les systèmes appropriés et à la compilation de statistiques pour divers rapports et elle conçoit des registres et des tableaux et voit à leur actualisation.

Elle planifie et organise les déplacements du directeur et d’autres personnes de l’équipe de direction.

Elle effectue les réservations et fait le suivi administratif requis.

Elle prépare les rapports de dépenses et en assure le suivi.

Elle reçoit et filtre les communications.

Elle prend connaissance du courrier et des courriels et en assure le suivi.

Elle prépare et transmet la documentation nécessaire et fixe les rendez-vous.

Elle détermine les urgences et les transmet, au besoin, aux personnes concernées et en assure le suivi.

Elle rédige la correspondance, complète les informations nécessaires et les transmet au directeur et à la gestionnaire de l’administration.

Elle agit à titre de personne-ressource pour les dossiers relevant de sa compétence et collabore avec le personnel les intervenants externes.

Elle effectue des recherches, rassemble des informations, documente des dossiers certains ayant un caractère confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décision.

Elle rédige des rapports synthèses.

Elle organise les réunions du directeur, et y assiste lorsque requis.

Elle prend des notes, rédige les procès-verbaux et fait les suivis appropriés.

Elle apporte un appui aux ressources humaines pour la sélection des candidats et assure le suivi des dossiers avec le directeur (description de poste, affichage, ouverture des dossiers, fixation des rencontres et horaires des entrevues, convocation des candidats, préparation des dossiers pour les membres, etc.).

Elle tient à jour ses connaissances relatives aux documents normatifs liés à son champ d’activité.

Elle assume la responsabilité du système de classement de ses dossiers ainsi que ceux du directeur et voit à leur archivage conformément au système en vigueur.

Elle accomplit toute autre tâche connexe.

Attention! Très important!
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