Adjoint(e) administratif(ve) – bureau

ADMISSIBILITÉ : Citoyens canadiens et personnes possédant le statut de résidence permanente au Canada SOMMAIRE DE LA FONCTION La personne titulaire de la fonction a la responsabilité d’accomplir un ensemble de tâches administratives et de soutien en lien avec la gestion des projets et des activités du secteur de la programmation. Le ou la titulaire travaillera en étroite collaboration avec la direction générale adjointe et l’équipe de la programmation de manière à assurer le succès des événements ainsi que la satisfaction des différentes clientèles. RÔLE ET RESPONSABILITÉS Coordonner les services offerts dans le cadre d’événements tels que l’hébergement, le transport des participants et la restauration, etc.; Négocier avec les fournisseurs et faire les suivis reliés aux ententes établies; Planifier, organiser, coordonner et exécuter les étapes de réalisation des événements du Centre qui lui sont confiés : o Recherche de sites, de fournisseurs et de collaborateurs; o Réservation de salles et de services traiteurs; o Appui aux envois d’invitations; o Gestion des inscriptions et des paiements; o Gestion des lettres d’engagement et des appels à candidatures; o Gestion des outils de planification et de suivis (ex : plateforme Smartsheet); o Suivis logistiques (avant, pendant et après la tenue des événements); o Préparation d’horaires; o Soutien à la planification des budgets et des suivis budgétaires. S’assurer de la satisfaction des différentes clientèles. CRITÈRES (EXIGENCES) Diplôme en bureautique ou en secrétariat, attestation technique en gestion de projets ou toute autre discipline pertinente; Posséder une excellente maîtrise du français parlé et écrit, et de très bonnes aptitudes en rédaction; Connaissance des communautés francophones au Canada et/ou en Amérique sera considérée un atout; Très bonne maîtrise de la suite Office (Word, PowerPoint, Excel et Outlook) et bonne capacité à apprendre de nouveaux logiciels spécialisés en matière de gestion de projets. PROFIL RECHERCHÉ Réelle motivation et intérêt à s’investir dans un projet social et culturel; Sens du partenariat et du service à la clientèle; Sens aigu en matière de planification et d’organisation; Capacité d’adaptation aux changements et à travailler dans un environnement en plein essor; Capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans le respect des échéanciers établis; Capacité à identifier les priorités et à faire preuve d’initiative; Excellentes habiletés en communication interpersonnelle et esprit de collaboration; Discrétion, jugement, flexibilité et sens de l’observation; Sens de l’éthique, tact et diplomatie; Esprit d’assiduité et de rigueur; Esprit d’équipe et attitude positive. CONDITIONS D’EMPLOI Le salaire sera établi selon les normes en vigueur au gouvernement du Québec pour la fonction de technicienne ou technicien en administration. Le poste est à durée déterminée en remplacement d’un congé prenant fin le 30 septembre 2019. Si ce défi vous intéresse, veuillez remplir le formulaire disponible au lien suivant http://www.francophoniedesameriques.com/le-centre-2/emplois-et-stages/ et y joindre votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation, à l’attention de la direction des opérations, au plus tard le 31 octobre 2018. Nous vous remercions à l’avance pour votre candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.

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