Adjointe administrative

Employeur

CORPORATION MACDONALD, DETTWILER ET ASSOCIES

Description de l’entreprise

Pour ceux qui rêvent de faire avancer notre espace dans l’Univers et sur la Terre, nous vous y conduirons.

Au service du monde entier à partir de son siège social canadien et de ses bureaux internationaux, MDA est un partenaire de mission spatiale internationale et un précurseur de la robotique et des opérations spatiales, des systèmes satellitaires et du renseignement géospatial avec une histoire de 50 ans de premières sur la Terre et au-dessus de celle-ci.
Aujourd’hui, nous nous dirigeons vers des colonies lunaires viables, une meilleure observation de la Terre, la communication dans un monde hyper-connecté, et plus encore.

Nous sommes animés par un esprit de pionnier qui nous porte au-delà.
Ensemble, nous permettons à des personnes hautement qualifiées de repousser sans cesse les limites et de relever de grands défis qui exigent des solutions durables et inspirantes.

Êtes-vous prêt à entamer la prochaine étape de votre carrière au sein de la nouvelle économie spatiale? Nous serions ravis d’avoir de vos nouvelles!

Description de loffre demploi

Role: 

Fournir des services de secrétariat et du soutien administratif aux gestionnaires, aux membres de son service ainsi qu’à ceux Iocalisés à proximité.
Connaissance du travail courant de bureau et compréhension de l’organisation, de ses programmes et procédures, le cas échéant.
Travailler de façon autonome, avec un minimum de supervision et de consignes détaillées.

Responsabilité / Tâches:

• Préparer, réviser et mettre à jour les différents rapports (quotidiens, hebdomadaires et mensuels) reliés au service.
  
• Faire des entrées de données dans différents systèmes internes.
  
• Faire des demandes d’achats, préparer des propositions, des commandes d’expédition.
  
• Faire des suivis budgétaires.
  
• Relire et réviser la correspondance.
  Préparation, rédaction, mise en page et traduction de différents documents reliés au service.
  
• Participer au besoin aux réunions de son équipe, faire les suivis nécessaires.
  Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions.
  
• Préparer les présentations pour les rencontres, les rapports et d’autres documents connexes à partir des directives transmises par son gestionnaire.
  
• Coordonner la circulation interne des renseignements reçus par courrier électronique ou postal.
  
• Répondre aux demandes reçues par téléphone et par courrier électronique.
  Transmettre les appels téléphoniques et les messages aux personnes concernées.
  
• Fixer et confirmer les rendez-vous, les entrevues, les réunions et les rendez-vous en téléconférence et réserver les salles.
  
• Obtenir des approbations pour des factures et être en mesure de répondre aux questions concernant les dépenses.
  Faire des suivis budgétaires.
  
• Faire les rapports de comptes de dépenses et procéder à la distribution des chèques.
  
• Préparer la visite des visiteurs et la documentation requise si nécessaire.
  Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne concernée.
  
• Commander des fournitures de bureau et en tenir l’inventaire selon le budget alloué.
  Coordonner l’achat s’il y a lieu du matériel pour les nouveaux employés.
  
• Préparer et transmettre les commandes du service traiteur.
  
• Préparer, soutenir et effectuer, au besoin, l’intégration des nouveaux employés, y compris, mais sans s’y limiter: les formulaires de demande informatique, la livraison de l’équipement et les sessions d’intégration.
  
• Gérer, maintenir et coordonner le paiement des factures des entrepreneurs et des consultants, y compris, mais sans s’y limiter : la vérification des heures, le processus d’approbation.
  

Qualifications minimales requises:

• Formation collégiale en bureautique ou l’équivalent.
  
• Capable de gérer le temps et les échéanciers.
  
• Connaissance supérieure de niveau avancé des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc.
  
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la capacité de traiter avec tous les niveaux de l’organisation et avec les clients externes.
  
• Posséder un bon jugement

Qualifications professionnelles

Cette offre d’emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.
)

Langues

• Français parlé et écrit – Moyen
• Anglais parlé et écrit – Moyen

Horaire

Jour

Nombre d’heures

37.
5 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d’emploi

Permanent

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.