Adjoint(e) administratif(ve)

Location: Candiac

Les Industries Fil Métallique Major ltée
Candiac
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Sous la supervision de la Directrice des ressources humaines, le titulaire du poste voit au bon fonctionnement de toutes les activités administratives de sa direction. Elle assiste la Directrice ressources humaines, le Président et le CEO basé en Allemagne au niveau administratif, de la logistique, du suivi des agendas et de dossiers, de l’organisation d’activités et de l’accueil de clients, de fournisseurs ou autres partenaires. La personne produit des documents, des rapports, des listes ou autre dans les deux (2) langues officielles. Elle donne son appui à la préparation, à l’organisation et au fonctionnement des rencontres. Plus spécifiquement, la personne est responsable de :

Principales fonctions

  • Effectuer la production, la mise en page de différents documents en français et en anglais (dont certains à caractère hautement confidentiel) : lettres d’entente, notes de service, rapports, présentations et en assurer la distribution;
  • Accueillir les visiteurs et recevoir les appels téléphoniques, les acheminer et au besoin, prendre les messages;
  • Organiser les réunions, préparer et envoyer la documentation nécessaire aux participants;
  • Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et effectuer les suivis;
  • Effectuer un suivi de l’agenda du Président, au besoin, fixer des rencontres, à l’interne et à l’externe et, préparer la documentation et les déplacements en conséquence;
  • Préparer et finaliser les rapports de dépenses;
  • Effectuer des recherches par différents moyens;
  • Planifier les déplacements, y compris la coordination et la réservation des vols et de l’hébergement.

Exigences

  • Diplôme collégial (DEC ou AEC) en techniques de bureau ou administration
  • 3 à 5 années d’expérience
  • Bilinguisme (anglais et français, tant à l’oral qu’à l’écrit)
  • Très bonne connaissance de la suite Office

Qualités requises

  • Bon jugement, discrétion et autonomie
  • Habileté à prioriser et gérer plusieurs projets à la fois
  • Faire preuve d’initiative, de rigueur et de minutie

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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