Adjointe ou adjoint administratif (appellation à l’interne Secrétaire de direction) au Département de psychoéducation et de psychologie (22-03-022-2)

UNIVERSITE DU QUEBEC EN OUTAOUAIS

16 Mar. 2022

Pavillon Alexandre-Taché, 283 Boul Alexandre-Taché, Gatineau, QC J9A 1L8, Canada

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Employeur

UNIVERSITE DU QUEBEC EN OUTAOUAIS

Description de loffre demploi

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat de nature complexe et spécialisée liées à la mission de son unité.

Elle assiste la personne supérieure immédiate dans laccomplissement de son mandat en assurant le suivi de certaines opérations et elle voit à la bonne marche du bureau en son absence.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne salariée répond aux demandes de renseignements sur diverses questions variées et complexes dont le suivi des dossiers et des réunions, les politiques ou la réglementation liée aux activités de son unité.
Elle règle certains problèmes relevant de ses attributions.
Elle assume un rôle de coordination et de communication entre plusieurs unités.
Elle traite de linformation de nature confidentielle et stratégique.

Elle prend les dispositions relatives à lagenda de la personne supérieure immédiate.
Elle organise les voyages daffaires et les rencontres selon les priorités et prépare les documents nécessaires.

Elle sassure de la logistique des rendez-vous en réaménageant lemploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus.

Elle prend connaissance du courrier et des courriels et les trie en fonction des priorités.
Elle prépare les dossiers, effectue les recherches et les consultations requises.
Elle rédige à partir dindications sommaires la correspondance et les documents relatifs à son unité.
Elle effectue les suivis des dossiers et assure la diffusion de linformation.
Elle procède aux achats de marchandises.

Elle participe à la planification, à la préparation et à lorganisation de réunions et dévénements reliés aux activités de son unité.
Elle assiste aux réunions, prend note des délibérations et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
Elle prépare les résolutions et donne suite aux décisions qui relèvent de ses attributions.

Elle assume la responsabilité du système de classement des documents conformément au plan de classification.
Elle applique la procédure darchivage selon les règles prévues au calendrier de conservation.
Elle effectue la mise à jour des dossiers, des fichiers informatisés et de la page web de son unité.

Elle tient à jour la comptabilité de lunité, elle enregistre les dépenses effectuées et fait sur demande un rapport des états de compte, elle tient à jour les dossiers du personnel.
Elle compile des données statistiques dans différentes bases de données.

Elle peut être appelée à initier au travail le nouveau personnel de son unité ou les personnes salariées occupant la même fonction.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe de même niveau ou de niveau inférieur.