Assistant(e) administratif(ve)

Location: Montreal

Aecon
Montreal
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Organization Overview Le Groupe Aecon Inc. est la plus importante société canadienne de construction et d’aménagement en infrastructure cotée en bourse. Aecon et ses filiales offrent leurs services à des clients des secteurs public et privé partout au Canada et parfois à l’international. La société Aecon est fière d’être considérée comme l’un des meilleurs employeurs au Canada.

Position Overview The Administrative Assistant is responsible to assist the team with a variety of complex administrative tasks and responsibilities using strong communication, administrative and organizational skills, while maintaining confidentiality
Key Responsibilities

• Provide administrative support to the Vice-President and the rest of the team
• Preparation and handling of confidential correspondence
• Scheduling and confirmation of details regarding meetings, conference calls, etc.
• Scheduling and confirmation of all travel arrangements (flights, hotels, vehicle)
• Confirmation of all appointments in advance
• Ensuring calendars and contact lists are kept updated
• Liaising with all other departments within the project office as required
• Arranging meetings and conferences for staff (coordinating and communicating all logistical details)
• Internal distribution of mail and faxes
• Other duties, as may be assigned

Required Knowledge & Skills

• At least 5 years’ experience supporting project managers and project teams
• Strong written and verbal communication skills (preparation and proofreading of documents)
• Ability to show discretion with confidential and/or personal material
• Ability to work well under pressure and meet deadlines with poise and confidence
• Ability to multitask and prioritize workload, handling various job responsibilities at once (arranging meetings, phone messages, correspondence, etc.)
• Ability to work independently as well as a member of a team
• Professional interaction with all levels of staff within the organization from front line to senior executive
• Exhibit a polite and professional manner at all times
• Proficiency in MS Office (Word, Outlook, Excel and PowerPoint)
• Must be bilingual (French & English)

Employment Status Permanent Compensation & Benefits Overview Aecon offre à ses employés l’occasion de participer à des projets d’envergure et de relever des défis au sein d’une entreprise qui propose des salaires et des avantages sociaux concurrentielsAecon offers the opportunity to work on challenging, high profile projects and provides competitive compensation and benefits. Equity Statement Aecon est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Aecon is an equal opportunity employer. Accessibility Sur demande et tout au long du processus d’embauche, Aecon accommodera les candidats qui doivent composer avec un handicap.Aecon accommodates. Upon request, Aecon accommodates candidates with disabilities throughout the hiring process.

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