agent administratif/agente administrative

Principales fonctions

Sous l’autorité de la direction générale, le titulaire de ce poste effectue un ensemble de tâches de bureau afin d’assurer le soutien administratif requis pour le bon fonctionnement de la CDEVR : Accueillir et orienter les clients, les fournisseurs et les visiteurs, de même que de répondre aux demandes de renseignements téléphoniques de nature générale, et diriger celles-ci vers les employés concernés. Traiter le courrier d’arrivée, envois postaux et services de messagerie. Assumer la responsabilité : du tableau SmartBoard, de la gestion des produits régionaux à vendre au présentoir, des achats de fournitures de bureau, de la gestion du système téléphonique/messagerie vocale, de la petite caisse et du dossier « ergonomie ». Gérer : les clés des locaux du bâtiment, soit pour le 2e étage et l’incubateur, la porte d’entrée extérieure du bâtiment et du système d’accès pour les locaux et l’incubateur (logiciel NEware Access Control (Paradox) ainsi que d’avoir la responsabilité du bon fonctionnement du système de caméras (IVMS-4200) et au besoin, faire la vérification des sauvegardes (Hik-Connect). Gérer et tenir à jour la base de données de l’archivage de la BANQ. Administrer la base de données Dynamics ainsi que de gérer les catégories pour en extraire diverses listes selon la demande. Soutenir l’ensemble des secteurs, selon leurs besoins (ex. : préparation de documents administratifs, gestion des présences lors d’activités, publipostage, photocopies, numérisation, classement, pochettes de présentation, envoi massif, mise à jour des fiches des locaux/bâtiments sur le Web, etc.). Être responsable du soutien informatique (configuration des ordinateurs, création des nouveaux usagers, résolution de problèmes légers, etc.) et de la gestion des suivis auprès des techniciens, le cas échéant, et de leur facturation. Intégrer les nouveaux employés (formation : base de données et autres si besoin, planification des rencontres avec l’équipe, etc.) et assurer les suivis à effectuer lors d’un départ. Gérer le dossier des cellulaires (achat, configuration/synchronisation, forfait, résiliation de contrat, etc.).

Exigences et conditions de travail

Années d’expérience reliées à l’emploi :2 année(s) d’expérience
Description des compétences : Bonne communication orale et écrite. Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel et Outlook) et connaissance d’Office 365 (dont Dynamics). Connaissance de File Maker Pro (un atout). Accueillant, grande débrouillardise, entregent et politesse. Bon esprit d’équipe et de collaboration. Capacité d’adaptation à différentes situations.

Salaire offert : à discuter
Nombre d’heures par semaine : 35,00
Conditions diverses : Conditions de travail avantageuses et salaire établi en fonction de la grille salariale de la CDEVR (CLD).

Date prévue d’entrée en fonction : 2021-01-18

Attention! Très important!
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