agent administratif/agente administrative

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Principales fonctions

RESPONSABILITÉS -Accueillir les visiteurs, recevoir les appels téléphoniques du service, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service jugé apte à répondre ou communiquer les messages aux personnes concernées; -Rédiger, saisir, mettre en page, réviser, corriger, photocopier ou numériser la correspondance et classer différents formulaires et autres documents du service; -Assister et guider les internautes lors des inscriptions en ligne; -Rédiger, publier et tenir à jour les messages pour les internautes dans le logiciel de loisirs Ludik; -Vérifier quotidiennement le journal des transactions électroniques de Ludik internet; -Saisir, vérifier, ajuster et balancer les feuilles de temps des employés des différents secteurs du service dans le logiciel de paie Unicité; -Compiler et saisir diverses informations aux fins de statistiques ou autres; -Dresser et tenir à jour les différentes listes utilisées par le service (invitations, commanditaires, etc.

) ou devant être produites par ce dernier; -Tenir à jour l’inventaire des fournitures de papeterie et des formulaires utilisés par le service; -Convoquer et assister aux réunions de certains comités relevant du service, réserver la salle, organiser les repas si nécessaire, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux et les transmettre aux membres des comités concernés; -Préparer les dossiers des cours de formation aquatique, informer les participants, effectuer le suivi auprès du formateur et transmettre les résultats d’examen; -Recevoir et traiter les demandes d’adhésion des cartes Loisirs dans le logiciel d’inscriptions Ludik; -Procéder aux inscriptions et percevoir les paiements des participants aux diverses activités et programmes dispensés par le Service sports et plein air et assurer la bonne gestion de la liste d’attente; -Contacter la clientèle pour effectuer les transferts de niveau de cours à la natation ou d’annulation et sortir les formulaires de prise de présences; -Percevoir les paiements des contrats de location dans le logiciel Ludik; -Balancer, remplir les bordereaux de dépôt, sortir les journaux de caisses et les transmettre au Service de la trésorerie; -Assurer le suivi des états de compte et les transmettre aux clients ayant un compte en souffrance; -Remplir les requêtes, fournir les bons de commande au demandeur, réceptionner les factures et en assurer le suivi auprès du Service des approvisionnements; -Assurer une bonne gestion du système de classement de clés, les identifier et percevoir les dépôts de garantie pour les prêts de clés; -Préparer et transmettre à la trésorerie les demandes de remboursement, de paiement et de facturation ou autre; -Faire la demande des fonds de caisse, gérer et renflouer les différentes petites caisses; -Collaborer à la préparation des prévisions budgétaires annuelles du service en collaboration avec le directeur et les responsables de secteur.
Saisir les données dans le logiciel Unicité; -Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention; -Initier, lorsque nécessaire, le personnel moins expérimenté; -Maintenir à jour ses connaissances des logiciels utilisés dans le cadre de son travail; -Accomplir toute autre tâche que pourrait lui demander son supérieur immédiat.
PROFIL RECHERCHÉ -Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente ; -Avoir une expérience pertinente d’au moins trois (3) ans dans le domaine ; -Avoir une bonne capacité de production à la saisie et posséder une bonne connaissance de la Suite Office et d’Internet ; -La connaissance du logiciel de loisirs Ludik est un atout ; -La connaissance du logiciel Unicité est un atout ; -Être autonome, avoir de l’entregent et de l’initiative ; -Maîtriser parfaitement …

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Secondaire
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :aucune, ou information non disponible
Description des compétences : CONDITIONS Ce poste est offert sur une base temporaire (durée d’une année) à temps complet de 32,5 heures par semaine, selon le salaire prévu à la convention collective en vigueur, soit 28 /heure.
MISE EN CANDIDATURE Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation et des attestations d’études à l’attention du service des ressources humaines au plus tard le 18 avril 2021.
Seules les candidats et candidates retenus pour le processus de sélection seront contactés.

Langues demandées :langues parlées : français et anglais
langues écrites : français et anglais

Salaire offert : 28,00$ – de l’heure
Nombre d’heures par semaine : 32,50

Statut d’emploi :occasionnel ou temporaire
temps plein
jour

Durée de l’emploi : Indéterminée
Date prévue d’entrée en fonction : 2021-05-03

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