Agent/agente de soutien administratif, classe I (Remplacement de six mois)

Employeur

CEGEP DE BAIE-COMEAU

Description de l’entreprise

Le Cégep de Baie-Comeau est un établissement d’enseignement supérieur qui offre une formation de grande qualité pour assurer la réussite et le développement citoyen de la population étudiante en leur garantissant un accueil et un soutien personnalisé, tout en contribuant à la vitalité et au développement de la communauté.

Collaboration – Engagement – Épanouissement – Intégrité – Ouverture.

Description de loffre demploi

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
Elle compose et met en page divers documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect;
Elle tient à jour lagenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires.
Elle communique les informations relevant de sa compétence;
Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit, sur demande, des rapports selon les procédures établies;
Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service; elle soccupe des archives;
Elle utilise les outils technologiques de linformation et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
Elle accomplit, au besoin, toutes autres tâches connexes.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT :
Elle répond aux différentes demandes dinformation en lien avec les résidences étudiantes; 
Elle accueille les locataires en début de session, fait la mise à jour des listes de locataires, assure la gestion des clés et prépare les avis de facturation; 
Elle effectue diverses tâches en lien avec lapprovisionnement dont la réception de la marchandise, lexpédition du matériel pour réparation et la mise en page de différents rapports pour le comité exécutif et le conseil dadministration;
Elle effectue diverses tâches administratives reliées aux processus dappels doffres; 
Elle effectue diverses tâches de secrétariat pour la Direction des services administratifs.

QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme détudes professionnelles (DEP) en Secrétariat ou un diplôme détudes secondaires (DES) avec option secrétariat ou une attestation détudes collégiales (AEC) en Secrétariat et service à la clientèle ou Secrétariat et design Web ou un diplôme détudes collégiales (DEC) en Techniques de secrétariat ou Techniques de bureautique ou détenir un diplôme ou une attestation détudes dont léquivalence est reconnue par lautorité compétente et avoir au moins une (1) année dexpérience pertinente.

Autres exigences
Posséder des connaissances pratiques relatives au secteur dactivité, avoir une bonne connaissance de la Suite Microsoft Office et une excellente maîtrise du français tant à loral quà lécrit.

Un ou des tests de qualification, incluant un test psychométrique, pourront être soumis aux personnes dont la candidature aura été retenue.

STATUT
Remplacement à temps complet pour une durée de 6 mois

DATE DENTRÉE EN FONCTION
Le plus tôt possible

 

Formations

• Diplôme d’études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique – Secrétariat
• Attestation détudes collégiales (AEC), Techniques de l’administration – Bureautique
• Diplôme détudes collégiales (DEC), Techniques de l’administration – Bureautique

Langues

• Français parlé et écrit – Élevé

Horaire

Jour

Nombre d’heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d’emploi

Temporaire

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Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.