agent/agente de soutien administratif

agent/agente de soutien administratif

Location: QC Montréal H2M 1Y8 9155 Rue St-Hubert Canada

COLLÈGE D'ENSEIGNEMENT GÉNÉRAL ET PROFESSIONNEL D'AHUNTSIC
9155 Rue St-Hubert, Montréal, QC H2M 1Y8, Canada
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Principales fonctions

Relevant du directeur adjoint au Service des ressources humaines – responsable du personnel enseignant, la personne occupant l’emploi d’agent de soutien administratif classe principale, pour le poste en lien avec les dossiers du personnel enseignant, accomplit un ensemble de travaux administratifs spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie en rapport avec les dossiers réguliers et spéciaux du service, les travaux administratifs courants et la gestion de l’information tant de l’interne que de l’externe. Spécifique au poste : Notamment, elle procède, selon les règles établies et en étroite collaboration avec le Service de l’organisation scolaire et de la formation continue (SOEFC), à l’application de l’entente sur le processus d’engagement. Elle informe le personnel enseignant des modalités pour l’exercice de leur priorité d’engagement, elle valide les mises en candidature et assure les suivis requis au besoin. Elle s’assure de la coordination des étapes lors de l’octroi d’une tâche d’enseignement. Elle produit les lettres de confirmation et les contrats d’engagement et s’assure d’obtenir les différentes informations administratives pertinentes à l’ouverture du dossier du nouvel engagé ainsi que de la tâche. Elle collabore à la mise à jour des dossiers des enseignants visés conformément aux méthodes et au calendrier d’opérations établi par les règles du Bureau de placement. Elle a la responsabilité du traitement des données personnelles des enseignants et celles en lien aux différents motifs d’absence (perfectionnement, congé sans traitement, réduction du temps de travail, absence invalidité, lésion professionnelle, accident de travail, retrait préventif, etc.). Elle voit à la préparation et à l’envoi de la correspondance relative aux absences. Elle maintient une étroite collaboration avec divers services notamment le service de la paie et le service de l’organisation de l’enseignement. Elle répond aux demandes de renseignement, en se basant sur les procédures établies et les conventions collectives, quant aux différents aspects de son secteur. Elle procède à l’analyse des dossiers afin d’assurer le bon traitement et assume l’ensemble des étapes du dossier. Elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d’améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable. Elle participe aux différents besoins en lien avec le service des ressources humaines notamment dans le remplacement de la personne à l’accueil lorsque requis. Elle compile des données variées, les met à jour et produit des rapports statistiques, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et met en tableaux et graphiques. Elle procède au classement des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire du service, incluant la documentation électronique. Elle voit à l’épuration et l’archivage des dossiers. Elle participe à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et des outils de travail relatifs à son poste. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. RESPONSABILITÉS – ACTIVITÉS : Participer à certaines activités d’attribution des tâches pour les emplois d’enseignants non permanents ; Effectuer diverses activités en lien avec le secteur des ressources humaines ; Assurer une gestion documentaire efficace ; Toute autre activité connexe sans être limitatif.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Secondaire professionnel (DEP)
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :6 année(s) d’expérience
Description des compétences : Scolarité/Expérience : Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ; Expérience pertinente d’au moins six (6) ans, dont un minimum de trois (3) années dans le domaine des ressources humaines. Autres conditions exigées : Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ; Connaissance d’un environnement informatique et d’outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées : Connaissance d’un environnement informatique et d’outils en bureautique : Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier électronique) ; Systèmes de gestion informatisés. Facilité dans ses communications orales et écrites ; Tolérance face aux échéanciers serrés ; Discrétion et respect de la confidentialité ; Orientation service à la clientèle ; Esprit de collaboration (interservices) développé ; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ; Esprit d’équipe et habiletés de relations interpersonnelles. Tests requis : Tests de français et de certification Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue. Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : à discuter
Nombre d’heures par semaine : 35,00

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-10-12

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