Agent(e) administratif(ve)

Location: Québec (Québec)

INSTITUT NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE
Québec (Québec)

Relevant de la gestionnaire de l’administration du centre et en collaboration avec les directeurs de programmes et les autres membres de l’équipe, la personne assume la responsabilité d’un ensemble de travaux administratifs impliquant la planification, l’organisation, la coordination et le contrôle des activités sous sa responsabilité. Elle est affectée aux tâches spécialisées liées aux dossiers étudiants quant à leurs opérations courantes et celui du versement des bourses aux étudiants inscrits au centre. Elle possède une liberté d’action dans la planification et l’organisation de son travail et s’assure du respect des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité et celles liées aux programmes de bourses pour les étudiants du secteur des sciences pures et appliquées de l’INRS. Principales tâches et responsabilités Plus spécifiquement, la personne reçoit les demandes de renseignements relatives à son domaine d’activités (ex. : disponibilités des cours, cheminement de programmes, conditions d’admission, d’inscription et demandes d’admission); fournit les réponses et en assure le suivi nécessaire. Elle assure la préparation du programme d’accueil et, en collaboration avec les membres de l’équipe d’accueil, voit au bon déroulement des activités prévues quant à l’arrivée des nouveaux étudiants. Elle vérifie l’exactitude des documents d’immigration et d’assurances pour les étudiants étrangers afin d’assurer le respect des règles de l’INRS. En collaboration avec les directeurs de programmes, elle planifie et organise l’offre des cours pour chacune des sessions et met en forme l’horaire des cours. Elle gère le soutien financier accordé aux étudiants dans le respect de la règlementation en vigueur et leur transmet tous les renseignements liés aux programmes de bourses. Elle s’assure du versement des bourses et des suppléments de bourses aux étudiants inscrits dans les différents programmes du centre et saisit les montants des bourses institutionnelles au système informatisé de gestion financière. Elle reçoit et traite les demandes de versement de suppléments faites par les professeurs. Elle procède également aux prélèvements des frais de scolarité. Elle agit comme secrétaire pour les comités d’admission et d’encadrement des différents programmes en assurant la préparation de l’ordre du jour, des convocations et de la rédaction de comptes rendus. Dans le respect de la réglementation, elle effectue la gestion et le suivi des tâches liées à la formation des jurys d’évaluation des mémoires et thèses. Elle prépare les documents relatifs à l’évaluation des enseignements et collige les évaluations reçues. Elle prépare les prévisions budgétaires du volet enseignement du centre et calcule les crédits de bourses accordés aux professeurs par le centre. Elle suggère des modifications susceptibles d’améliorer les procédures de travail et apporte les modifications nécessaires en ce qui a trait aux affaires étudiantes. Elle conçoit, vérifie et prépare des tableaux et statistiques sur les clientèles étudiantes. Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

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