commis-secrétaire

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Location: Mo 2500 Chemin de Polytechnique ntreal Pavillons Pierre-Lassonde et Claudette McKay-Lassonde QC H3T 1J4

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Principales fonctions

Sous la direction de la supérieure immédiate, assure le soutien et le suivi de processus administratifs et académiques en vigueur dans son unité. Accueille et informe les usagers (Professeur(e)s, étudiant(e)s, chargé(e)s de cours, etc.). Prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs. Effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Effectue le classement, la photocopie et l’assemblage de documents. Effectue des tâches pour les différentes unités du département. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS : Remplit les formulaires (papier ou électronique) utilisés pour la gestion des activités du secteur Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou financières de son unité administrative. Produit les listes et des rapports requis à l’aide de logiciels appropriés. Exécute et assure le suivi d’opérations administratives bien définies propres à son unité, telles que : demande de remboursement de dépenses, prise d’inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise, renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès; Produit des listes et des rapports requis à l’aide des logiciels appropriés. Vérifie l’exactitude des données (comptable, administratives, académiques ou autres) et apporte les corrections qui s’imposent. Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Prépare et assure le suivi de divers formulaires administratifs tels que réquisitions internes, demandes d’approvisionnement, réquisition de paiement. Peut aider les personnes responsables de la gestion des études ou administratives; En collaboration avec les autorités administratives et les personnes ressources de l’unité, voit à la préparation, à l’organisation et à la coordination des examens. À cet effet, assure la saisie de notes dans GEADE et obtient les signatures dans les temps requis, compile les commentaires des rapports de stage des étudiants (baccalauréat), distribue et assure le suivi des questionnaires d’évaluation de l’enseignement. Transmet l’information aux instances et aux personnes responsables tout en respectant les échéanciers; Effectue la saisie et la mise en page de documents (avec ou sans symbole scientifique) tels que lettres, rapports, examens, demande de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Vérifie l’exactitude des données, la qualité du français et l’esthétique de la présentation et s’assurer de faire les corrections nécessaires. Rédige la correspondance d’ordre courant; Organise les réunions de l’unité, convoque les participants, réserve les salles, prépare les documents et le matériel. Donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence; Effectue différentes tâches en lien avec le Bureau canadien d’agrément des programmes de génie (BCAPG); Participe à la préparation et à l’organisation matérielle d’événements spécifiques tels que : Ateliers, colloques, congrès, expositions. Communique avec les personnes-ressources afin d’identifier les besoins, donne suite selon ce qui relève de sa compétence ou se réfère aux personnes responsables de son unité; Collabore à la bonne marche de son unité en colligeant de l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités; Tient à jour et explique les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale différents logiciels tels que traitement de texte, bases de données, moteur de recherche, courrier électronique, logiciel maison. Fait l’apprentissage des nouveaux logiciels mis en application; (GEADE, SAFIRH);

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Diplôme d’études secondaires (général) (DES)
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :1 à 2 années d’expérience
Description des compétences : SCOLARITÉ : Détenir un diplôme d’études secondaires. EXPÉRIENCE : Posséder une (1) à deux (2) années d’expérience pertinente. AUTRES : Maîtriser les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.). Maîtriser la langue française (parlée et écrite) et posséder une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise. RÉMUNÉRATION : Classe 5 (de 22,86 $ à 27,50 $). DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL : Temps complet – 35 heures par semaine. MISE EN CANDIDATURE : Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton “POSTULER”. Date limite de soumission des candidatures : jeudi 19 novembre 2020, à 17 h. Après avoir complété l’analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.

Langues demandées :langues parlées : français et anglais
langues écrites : français et anglais

Salaire offert : à discuter
Nombre d’heures par semaine : 35,00

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-11-09

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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