réceptionniste

Principales fonctions

Accueillir les visiteurs et les résidents selon les standards de l’entreprise; Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques; Prendre les messages laissés sur le répondeur; Noter les demandes et réquisitions des résidents, effectuer les suivis téléphoniques divers; Effectuer les différentes tâches inhérentes à la vente des « coupons-repas » (vendre des billets; Compléter les feuilles de contrôle, balancer la caisse-repas, ); Gérer la petite caisse de la vente des cartes et coupons repas; S’assurer de la distribution des avis d’augmentation de loyer et obtenir la confirmation de renouvellement; Procéder à l’affichage d’information sur le babillard (menus, mémos, ); Prendre connaissance des messages inscrits au « cahier de bord » et s’assurer, en collaboration avec l’adjoint, que les personnes concernées aient pris connaissance des notes à leur attention; Supporter le directeur et l’adjoint dans leurs fonctions; Maintenir de bonnes relations avec les résidents; Recevoir, dépouiller et distribuer le courrier; Aviser le personnel de tout courrier urgent ou confidentiel; Effectuer les envois postaux et par messager pour le personnel en s’assurant du respect de la politique; Tenir à jour les listes téléphoniques des résidents, des employés et des fournisseurs/intervenants externes; Tenir à jour la liste des dates d’anniversaire, dans le but de souligner chacune d’entre elles; Rédiger des lettres et des documents et effectuer différentes tâches d’ordre clérical (classement, photocopies, ouverture de dossiers); Élaborer et monter divers tableaux et formulaires à l’aide de différents logiciels; Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau, de la papeterie.

Exigences et conditions de travail

Années d’expérience reliées à l’emploi :3 à 5 années d’expérience
Description des compétences : Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique; 2 à 3 ans d’expérience (expérience de travail en résidence un atout); Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais; Maîtrise des logiciels: Word, Excel, Outlook; Dynamisme, capacité d’établir de bonnes relations interpersonnelles; Autonomie, discrétion; Souci du travail bien fait; Courtoisie, professionnalisme; Esprit d’équipe; Esprit entrepreneurial, sens des responsabilités; Sens de l’organisation et gestion des priorités; Approche axée sur le service à la clientèle, souplesse interpersonnelle, entregent; Capacité d’adaptation, tolérance au stress.

Salaire offert : à discuter
Nombre d’heures par semaine : 20,00
Conditions diverses : – Rémunération selon l’expérience; – Augmentation salariale annuelle; – Congés fériés et congés personnels; – Prime pour les quarts de soir & pour les quarts de nuit; – Rabais pour les repas de la cafétéria; – Journée de congé payé lors de votre mois d’anniversaire; – Programme d’assurances collectives flexible après la probation (pour les statuts de plus de 30 heures par semaine); – Accès gratuit à la salle de sports et à la piscine; – Nombreux rabais corporatifs; – Programme de référencement des employés; – Instauration de nouvelles mesures environnementales; – Accès gratuit au programme d’aide aux employés et famille.

Date prévue d’entrée en fonction : 2021-03-01

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.