Secrétaire administratif(ve)

Location: 183 des Patriotes, Laval (Québec), H7L2L9

Société nationale du Québec à Laval
183 des Patriotes, Laval (Québec), H7L2L9
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Description du poste La personne choisie est la principale collaboratrice du directeur général, elle le supporte dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers.

Elle l’assiste dans ses tâches et fonctions en effectuant des travaux administratifs reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles et à l’organisation du travail. Elle transcrit des notes et corrige textes, lettres et rapports ainsi produits. Elle rédige la correspondance de routine.

Elle s’occupe de l’organisation matérielle des réunions de la Société nationale du Québec à Laval, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires. Elle assiste aux réunions et rédige les procès-verbaux. Elle fournit elle-même réponse à certaines questions de sa compétence et prépare la synthèse des problèmes cléricaux complexes. Elle trouve, extrait et résume des renseignements.

FONCTIONS GÉNÉRALES Effectue les travaux administratifs reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail; Prépare les documents nécessaires à sa participation à diverses rencontres; Prépare l’ordre du jour des réunions des comités et d’autres réunions, et prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions; Répond aux appels téléphoniques; Organise les rencontres et les réunions; Assure la réponse téléphonique, dirige les appels et assure les suivis nécessaires lors d’absence; Assiste le directeur général dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés; Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités; Exécute des recherches, compile des données et prépare des documents qui seront étudiés et présentés par ses supérieurs et les comités; Assure une couverture constante du secrétariat de la direction; Coordonne, au besoin, la répartition des tâches en période de pointe de la direction; Contribue à la révision de l’organisation du travail et de la répartition des ressources en secrétariat; Transmet toute l’information ou documentation jugée pertinente aux personnels de la direction; Répond aux demandes d’information en fonction des dossiers sous sa responsabilité; Ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes; Rédige toute correspondance et document nécessaires au suivi des dossiers traités et communique l’information aux personnes concernées; Effectue des enquêtes et des relevés et fait une synthèse ou un schéma des renseignements recueillis pour analyse; Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs; Assure le suivi des communications internes et externes; S’assure de la diffusion des résolutions du conseil d’administration, du comité exécutif; Réserve les salles de réunion; Assiste à des rencontres ou comités à titre de représentant de la direction; Consigne et prépare les procès-verbaux, les comptes rendus des réunions; Assure, révise et assume la mise en page et la production des documents pertinents aux activités de sa direction; Conçoit certains documents et les maintient à jour; Répond aux demandes d’information relevant de sa compétence; Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers; S’assure que les gestionnaires suivent les procédures relatives pour toutes leurs demandes de projet; Supporte et encadre les chargés de projet quant au suivi financier de leur projet. Gère l’agenda du directeur général; Fixe les rendez-vous pour le directeur général.

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