Secrétaire administratif(ve)

Location: 100, rue Duquet, Sainte-Thérèse (Québec), J7E3G6

COLLÈGE LIONEL-GROULX (CEGEP)
100, rue Duquet, Sainte-Thérèse (Québec), J7E3G6
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| NATURE DU TRAVAIL |

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir les diverses tâches de secrétariat dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

| QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES |

  • La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante ; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes ; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.
  • Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes ; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires.
  • Elle communique les informations relevant de sa compétence.
  • Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.
  • Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.
  • Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.
  • Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
  • Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

| DE FAÇON PLUS SPÉCIFIQUE |

Soutient la Directrice adjointe des études du service dans son travail :

  • Tient à jour des agendas (Outlook), prépare des avis de convocation et participe à l’organisation de réunions
  • Effectue des tâches liées à la gestion du personnel des membres du service, s’il y a lieu, à l’aide de COBA (RH)
  • Effectue des tâches liées au suivi budgétaire à l’aide de COBA (Finances)
  • Complète les réquisitions et les bons de commandes du service à l’aide de COBA (Finances)
  • Saisit et vérifie les données dans différents systèmes de gestion d’information
  • Effectue et organise le classement et la conservation des dossiers du service
  • Collabore au maintien de l’inventaire et de l’acquisition des fournitures de bureau pour le service.
  • Collabore à l’ensemble des opérations liées au service (admission des étudiants, saisie des décisions, préparation et envoi des documents, retour des dossiers au SRAM, changements de programmes ou de profil, demandes de transfert de collège, les modifications de choix de cours, reclassement en anglais, suivis des dossiers des étudiants internationaux, suivis des étudiants sous contrat, vérification des DES)
  • Soutient les aides pédagogiques individuelles (API) et les techniciens du service dans la réalisation leur travail
  • Reçoit les différentes communications liées au registrariat et en assure le suivi
  • Assure les suivis aux demandes ou aux plaintes des étudiantes et des étudiants ainsi qu’aux employés du collège en ce qui a trait aux opérations du service
  • Transmet les renseignements relatifs aux processus et aux procédures en vigueur
  • Participe aux opérations massives du service et effectue de la saisie de données
  • Effectue le classement inhérent à son travail
  • Effectue des tâches de secrétariat reliées à la préparation de différents dossiers, correspondance, composition de lettres et communiqués de même que les tâches de secrétariat pour les réunions auxquelles elle assiste ou non : – envoi massif – avis de convocation – procès-verbaux et suivi, verbatim
  • Lorsque demandé, assure le suivi des dossiers communs aux employées de soutien du service. À ce titre, elle pourrait collaborer dans des dossiers autres que les siens.
  • Est répondante pour le service en ce qui a trait à la qualité de la langue dans les textes.

Attention! Très important!
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