Secrétaire administratif(ve)

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DESCRIPTION DE LA FONCTION Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

PRINCIPALES TÂCHES La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies. Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Plus spécifiquement pour ce poste, la personne titulaire est responsable de l’élaboration des calendriers des rencontres, de la préparation et de l’envoi des documents, de la transmission des avis de convocation et de la rédaction des comptes rendus de différents comités. Elle est également responsable de diverses saisies et correspondance comme la saisie des droits d’auteurs, les demandes d’achats et de paiements (DMA), de la réponse aux demandes d’accès à l’information et de divers formulaires ou rapports de reddition de comptes.

De plus, elle est en charge de tâches reliées à la Direction des ressources humaines comme la rédaction et la transmission de diverses communications, la publication d’affichage, la réception et le classement des diverses candidatures, etc.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Attention! Très important!
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