Secrétaire aux ressources humaines

Location: Québec City

INRS
Québec City
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Sommaire de la fonction

Relevant de la conseillère en ressources humaines responsable de la dotation et du développement organisationnel, la personne assure la préparation, le suivi et la tenue à jour de dossiers administratifs reliés principalement à la dotation et au perfectionnement et réalise des travaux de secrétariat en support aux activités du Service des ressources humaines.

Principales tâches et responsabilités

Dotation

La personne effectue la préparation et la mise en page des affichages de postes dans le système de recrutement en ligne; procède aux affichages à l’interne et à l’externe.

Elle effectue la mise à jour de la section Emploi du site web de l’INRS; affiche les nouveaux postes à pourvoir et retire les affichages qui sont échus.

Elle génère la liste d’envoi et de rappel SCUQ et achemine les affichages aux membres du personnel de cette liste.

Elle procède à l’ouverture des dossiers de recrutement et s’assure que tous les documents requis soient présents.

Elle prépare les documents nécessaires aux entrevues et planifie les rencontres.

Elle s’assure de la conformité des contrats de consultants et de chargés de cours et assure le suivi des signatures.

Elle prépare les différents contrats de travail, effectue l’ouverture des dossiers d’employés et les suivis administratifs requis.

Elle prépare et achemine la correspondance et la documentation relatives aux mouvements de personnel (nomination, affectation temporaire et permanente, etc.).

Elle assure le suivi des fins de périodes probation et d’essai.

Elle crée et met à jour les organigrammes des centres et services à l’aide du logiciel approprié.

Perfectionnement

Elle vérifie et assure le traitement des demandes individuelles de perfectionnement de l’INRS et les achemine au comité de perfectionnement.

Elle collabore au suivi administratif des activités de perfectionnement de l’administration générale, produit et met à jour le tableau concerné.

Elle prépare les documents requis pour les réunions du comité de perfectionnement.

Elle voit à l’organisation des activités de formation sélectionnées.

Autres mandats

Elle participe à la création, à l’implantation et à la mise à jour de la section Espace RH de l’intranet.

Elle effectue le suivi des fins de contrats et transfère l’information aux centres et services.

Elle organise des réunions et convoque les personnes concernées; voit à la réservation de salles, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires.

Elle classe l’ensemble des documents du Service et voit à l’archivage des dossiers d’employés et de recrutement.

Elle dépouille et distribue le courrier; procède à l’inventaire et aux commandes de matériel de bureau.

Elle participe à la rédaction, à la transcription, la mise en page et la mise à jour de documents, lettres, rapports, procéduriers, descriptions de fonction, tableaux et courriels.

Elle effectue des entrées de données dans les systèmes appropriés et compile des statistiques pour divers rapports.

Elle répond aux demandes de renseignements en provenance de la clientèle de l’interne et de l’externe, résout certaines questions dans son champ d’expertise et achemine, au besoin, les demandes aux personnes concernées.

Elle veille à la location de véhicules, aux réservations de transport de toutes natures et chambres d’hôtel pour les personnes responsables de son Service.

Elle produit les rapports de dépenses de la personne conseillère en ressources humaines.

Elle utilise les logiciels pertinents à son travail et participe à l’élaboration et à l’implantation de nouvelles applications.

Elle aide, au besoin, la secrétaire administrative du Service des ressources humaines dans l’accomplissement de ses tâches et veille à son remplacement, de façon occasionnelle.

Elle collabore à divers mandats relatifs aux activités du Service des ressources humaines.

Accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences normales et habiletés particulières Scolarité

  • Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou formation académique équivalente.

Expérience

  • Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autre

  • Bon sens de l’organisation du travail et des priorités;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Très bonne connaissance de l’environnement MS Office;
  • Bon discernement;
  • Respect des normes et directives en vigueur;
  • Bon sens du service à la clientèle;
  • Capacité à faire preuve d’une grande discrétion;
  • Capacité à travailler sur divers dossiers en simultané;
  • Autonomie et rigueur dans l’exercice de ses fonctions.

Lieu de travail Institut national de la recherche scientifique
Service des ressources humaines
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

Traitement Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Selon la politique salariale applicable au personnel administratif non syndiqué de l’INRS, le salaire peut varier entre 39 077 $ et 50 986 $ annuellement selon l’expérience et la formation.
Comment postuler ? Les personnes intéressées à ce poste sont priées de cliquer sur “postuler” au plus tard le 7 mars 2019.

L’INRS souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. La priorité sera donnée aux personnes ayant le statut de citoyen ou de résident du Canada.

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