Secrétaire de direction

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Université TÉLUQ
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Secteur de travail Service du développement et avancement universitaire.

La mission de ce service est de développer, entre autres, la formation continue, les activités de la fondation de l’Université, les relations avec les organisations gouvernementales, paragouvernementales ainsi qu’avec les partenariats internationaux.

Assiste son supérieur dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées au Service du développement et avancement universitaire, à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l’unité administrative.

En l’absence de sa supérieure ou de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Plus précisément : Assiste et participe aux différentes opérations notamment à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources, fournit des réponses à certaines questions sur des sujets variés et complexes à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence; remplit les formulaires administratifs requis.

Collabore à la bonne marche du Service en recevant les demandes de la part de partenaires potentiels ou de clients, en cerne la nature, collige l’information, les renseignements et la documentation appropriée en lien avec l’ensemble des activités du service. Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur.

À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise les rencontres selon les priorités, réaménage l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus; effectue le suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation. Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponses complexes. Note et effectue le suivi des dossiers.

Participe à la préparation, à la planification et à la révision des budgets du Service. Tient à jour les budgets du service, les registres des dépenses effectuées et fait des rapports des états de compte. Effectue le suivi de la facturation des mandats de la formation continue et de la formation sur mesure notamment, en s’assurant que les sommes évaluées concordent avec les offres de service.

Fait la demande de pièce justificative afin d’attester la réalisation des travaux de conception. Effectue les tâches propres aux activités du Service notamment la cueillette de certaines informations, la préparation de rapports, la compilation de statistiques et le suivi des décisions des différentes instances auprès des personnes et des services concernés.

Assume la responsabilité du système de classement et d’archivage. Organise la logistique des réunions, des projets et événements. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et assure les suivis pertinents. Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Effectue la mise en page de divers documents tels que lettres, rapports, mémos et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Tient à jour les dossiers du personnel et remplit les formulaires appropriés notamment lors des embauches du personnel.

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