Secrétaire – Réceptionniste

Location: Shawinigan (Québec)

COLLÈGE SHAWINIGAN
Shawinigan (Québec)

Nature du travail : Selon le plan de classification du personnel de soutien des cégeps, le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir des travaux administratifs selon les méthodes et procédures établies et des tâches de secrétariat. Plus précisément, les tâches consistent à : Téléphoniste / réceptionniste -Répondre et diriger les appels téléphoniques internes et externes; -Répondre aux visiteurs et les diriger dans le Collège; -Tenir à jour le tableau d’affichage sur le mail pour les postes vacants internes et externes; -Communiquer avec les personnes qui sont assignées pour l’ouverture des locaux (informatiques ou autres) selon la liste établie; -Rapporter toutes les demandes relatives aux bris, dégâts, etc. au service des ressources matérielles; -Donner du support aux usagers du système téléphonique; -Tenir à jour le message principal des boîtes vocales des départements; -Modifier le message principal du Collège selon le besoin (ex. congés fériés, fermeture possible du Collège, etc.); -Produire un rapport à tous les mois et l’acheminer aux finances pour les dépôts reliés aux télécopies, mots de passe et ventes de logiciels et de timbres; -Effectuer des travaux de secrétariat pour le service informatique et occasionnellement pour d’autres services de la Direction des services administratifs; -Ajouter, supprimer et modifier les données dans le système téléphonique informatisé et mettre à jour les informations dans la base de données Access (Bottin); -Produire annuellement le bottin du Collège; -Tenir à jour le procédurier pour le poste de la téléphonie; -En cas de mesure d’urgence, assister l’équipe d’intervention. (Exemple : messages en temps réel); -Sur demande être disponible en dehors des heures normales pour effectuer des tests en lien avec la téléphonie (peu fréquent). Courrier interne/externe -Recevoir, dépouiller, classer, acheminer le courrier interne et externe; -Effectuer les tâches reliées à la poste (expédition du courrier régulier, courrier recommandé, envois massifs); -Effectuer l’achat de timbres pour la timbreuse via le système de Neopost; -Voir au bon fonctionnement de la timbreuse (eau, nettoyage de la cartouche d’encre, connexion mensuelle à Neopost, ajustement des taux annuels, etc.) -Vendre les timbres au personnel. Informatique -Assurer le suivi des demandes informatiques acheminées par les usagers (sur le bureau d’aide); -Effectuer la programmation des appareils et du système téléphonique; -Activation des téléphones et des boites vocales avec le logiciel Call Pilot; -Sortir et comptabiliser les codes d’accès informatiques (perdus ou oubliés) pour les étudiants; -Assigner les codes d’accès au réseau sans fil demandés par certains visiteurs; -Gérer les prêts de Maple aux enseignants de mathématiques; -Vendre certains logiciels aux employés; -Tenir à jour le cartable des procédures pour le système Call Pilote. Autres -Contacter les « Sparadraps » en cas d’urgence ou d’accident; -Recueillir les objets perdus; -Remise du « Formulaire de plaintes » et gestion des plaintes concernant les contraventions / stationnement; -Établir et faire le suivi de l’horaire du gardien et transmission au fournisseur (Sécurité Francheville); -Faire les demandes de modification du formulaire d’inscription au stationnement; -Faire installer des affiches des stationnements gratuits; -Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

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