Secrétaire – Réceptionniste

Location: Montréal (Québec)

OFFICE MUNICIPAL D'HABITATION DE MONTRÉAL
Montréal (Québec)
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POSTE TEMPORAIREMENT VACANT (Durée indéterminée) Préposé(e) à l’accueil et aux activités de soutien Secteur Est: 3330 Boul.L’Assomption, Montréal Salaire annuel à partir de: 36 345 NATURE DE L’EMPLOI Sous la supervision du directeur de l’unité administrative, le titulaire assure l’accueil des clients au comptoir, reçoit les appels téléphoniques en provenance de la clientèle et du public en général et répond à leurs questions ou transfert les appels aux personnes en mesure de répondre à leur besoin. Il effectue également le travail habituel de réceptionniste et effectue certaines activités de soutien afin d’assurer le support administratif et clérical du secteur.

ADMISSIBILITÉ: Formation : Secondaire V général (DES) ou professionnel (DEP) dans une discipline orientée vers le travail de bureau. Expérience : Deux (2) années d’expérience pertinente en relation avec la clientèle (téléphoniste, réceptionniste, vente, service à la clientèle, etc.)

CONNAISSANCES GÉNÉRALES MINIMUM REQUISES Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé, des mathématiques simples, du fonctionnement des divers accessoires et équipements de bureau et des principes de fonctionnement d’un terminal informatique.

PROFIL RECHERCHÉ -Excellent service à la clientèle -Planification et organisation -Rapidité d’apprentissage

– EXEMPLES DE TÂCHES ET DE RESPONSABILITÉS Accueille et dirige, de façon courtoise et adaptée à leurs besoins individuels, les clients, visiteurs, fournisseurs, employés etc., selon les procédures et règlements afin que les personnes aient accès aux endroits appropriés. Reçoit et transmet aux intervenants concernés les appels téléphoniques et messages qui lui parviennent tant de l’interne que de l’externe. Transmet au locataire qui fait un appel de service des informations pouvant l’aider à régler temporairement la situation ou, s’il s’agit d’une urgence, contacte l’employé apte à régler le problème. Au besoin, il agit à titre d’intermédiaire entre le locataire et cet employé. Procède au traitement du courrier (courriels, lettres et colis) reçu, expédié ou à livrer soit: tri, assemblage, fermeture/ouverture des enveloppes, oblitération, livraison/cueillette, tenue des registres de courrier certifié afin d’assurer une communication efficace entre l’Office et les intervenants internes et externes. Effectue la reproduction et l’assemblage des commandes reçues à partir de fichiers électroniques ou autres en s’assurant que la qualité et les spécifications requises sont respectées. Assure le ravitaillement et l’entretien des équipements et outils de travail (imprimante, photocopieur, télécopieur, téléphone cellulaire ou conventionnel, oblitérateur, etc.), en tient à jour l’inventaire et s’assure d’avoir en stock les produits nécessaires (papier, enveloppes, consommables, etc.) pour l’impression des documents. Manutentionne les colis destinés au secteur, en assure la réception, vérification et classement adéquat dans leurs dépôts. Procède à la commande des fournitures de bureau et autre matériel, accomplit des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement, etc. Procède à la remise des clés et coupons de peinture aux locataires et effectue la saisie informatique du retour de l’avis de détermination de loyer pour la reconduction du bail. Assure lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

LIEU DE TRAVAIL 3330 Boul. L’Assomption, Montréal, H1N 3S4

DEMANDE D’INSCRIPTION Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation ainsi que leurs attestations d’études à l’attention du Service des ressources humaines, au plus tard le 20 février 2019 à 16 h 30 par courriel à l’adresse suivante : ressources.humaines@omhm.qc.ca «Pour plus de détails, …

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