secrétaire administratif/secrétaire administrative

secrétaire administratif/secrétaire administrative

Location: QC Montréal H2M 1Y8 9155 Rue St-Hubert Canada

COLLÈGE D'ENSEIGNEMENT GÉNÉRAL ET PROFESSIONNEL D'AHUNTSIC
9155 Rue St-Hubert, Montréal, QC H2M 1Y8, Canada
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Principales fonctions

Relevant du directeur aux affaires étudiantes, la personne occupant l’emploi secrétaire administrative, pour le poste en lien avec le service d’orientation, accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Spécifique au poste : Notamment, elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux classements, aux communications téléphoniques tout en donnant des renseignements d’ordre général. Elle tient à jour des dossiers, des listes et voit aux échéanciers. Elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes sténographiées, manuscrites, de brouillons ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle rédige les comptes rendus et les documents nécessaires de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis. Elle s’occupe de la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires. Elle compile et maintien à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques. Elle effectue diverses activités relatives à la paie (recueillir les feuilles de temps, effectuer les entrées de données, voir à la production du sommaire de la paie, etc.). Elle traite des données financières (préparation des demandes d’avances, de chèques, d’engagement et de dépenses, etc.). Elle oriente, conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d’information, divers documents susceptibles d’intérêt et en assume la diffusion. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. RESPONSABILITÉS – ACTIVITÉS : Assister et soutenir le personnel du service à l’égard de l’ensemble des activités de secrétariat et administratives. Agir à titre de personne-ressource. Assurer une gestion documentaire et la tenue des dossiers efficace. Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la paie. Veiller au maintien de l’inventaire de la papeterie et à son approvisionnement. Toute autre activité connexe sans être limitatif.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Diplôme d’études secondaires (général) (DES)
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :4 année(s) d’expérience
Description des compétences : Scolarité/Expérience : Diplôme d’études professionnel (DEP) avec option appropriée notamment en secrétariat ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ; Expérience pertinente d’au moins quatre (4) années. Autres conditions exigées : Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ; Connaissance d’un environnement informatique et outils en bureautique : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau intermédiaire. Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat. Qualifications souhaitées : Connaissance d’un environnement informatique et outils en bureautique : Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier électronique) ; Systèmes informatisés de gestion financière et pédagogique. Orientation service à la clientèle ; Facilité dans ses communications orale et écrite ; Discrétion et confidentialité de mise ; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome ; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ; Habiletés relationnelles avec une clientèle diversifiée (étudiants en situation de handicap, clientèle multiculturelle, Premières Nations et Inuits et LGBTQ2+) ; Capacité de travail au sien d’une équipe multidisciplinaire Esprit d’équipe et habiletés de relations interpersonnelles. Tests requis : Réussite des tests de français et de certification Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue. Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : à discuter
Nombre d’heures par semaine : 35,00

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-11-17

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