secrétaire administratif/secrétaire administrative

secrétaire administratif/secrétaire administrative

Location: QC Montréal H2X 1X6 255 Rue Ontario E Canada

COLLÈGE D'ENSEIGNEMENT GÉNÉRAL ET PROFESSIONNEL DU VIEUX-MONTRÉAL
255 Rue Ontario E, Montréal, QC H2X 1X6, Canada
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Principales fonctions

NATURE DE L’EMPLOI Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir les diverses tâches d’un secrétariat, du SAIDE du Cégep du Vieux Montréal et du dossier de la réussite. La personne de cette classe d’emploi assume des fonctions d’accueil et diverses tâches de soutien administratif, en lien avec la directrice adjointe aux études responsable des deux divisions reliées au fonctionnement du service du SAIDE et de la réussite. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Accueille et informe toute personne qui se présente à l’accueil principal du SAIDE et les oriente vers les ressources appropriées ; Prévoit les rendez-vous des conseillers en services adaptés, répond aux courriels, aux appels téléphoniques ainsi qu’aux demandes de renseignements d’ordre général ; Tient à jour l’agenda de la directrice adjointe et de la gestionnaire administrative du service et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes et ce en collaboration avec ces dernières ; Assure le suivi des avis d’absence et des réclamations de temps, complète et achemine les formulaires requis pour la préparation de la paie du personnel ; Assure, en collaboration avec les agents de bureau et les techniciens, le service de paie des tuteurs et des moniteurs des centres d’aide, et des accompagnateurs du SAIDE ; Compose des documents, assure la mise en page de documents divers, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante ; Conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire ; Effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes ; Tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect ; Organise les réunions des différents comités, convoque les participants, prépare les dossiers, y assiste lorsque requis, prend des notes et les distribue aux personnes concernées et tient à jour les listes de membres des divers comités ; Dresse les comptes rendus et les procès-verbaux des réunions auxquelles elle assiste ; Voit à la diffusion de la documentation interne et externe au besoin ; Participe au développement du système de classement, tient à jour les dossiers et achemine en temps opportun des fichiers, des pièces ou des dossiers à la gestion documentaire ; Assure la gestion du service de Prise de notes du SAIDE ; Assure la réservation de matériel et de locaux ; Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser ; Accomplit, au besoin, toutes autres tâches connexes.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Secondaire

Années d’expérience reliées à l’emploi :4 année(s) d’expérience
Description des compétences : QUALIFICATIONS REQUISES Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente. EXIGENCES PARTICULIÈRES Connaît une méthode de prise de notes, le traitement et la disposition des textes ; Connaît l’environnement Windows et maîtrise les logiciels de bureautique courants (Suite Office de Windows) ; Connaît les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat ; Possède une très bonne connaissance du français écrit et parlé ; Sens de l’autonomie et du service à la clientèle ; Très bonnes aptitudes pour les communications verbales et écrites. TEST REQUIS Le Collège se réserve le droit de faire passer un test de français écrit et un test de connaissances aux personnes candidates

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : selon expérience de : 20,98$ à : 24,22$ – de l’heure
Nombre d’heures par semaine : 35,00

Statut d’emploi :occasionnel ou temporaire
temps plein
jour

Durée de l’emploi : Indéterminée
Date prévue d’entrée en fonction : 2021-03-15

Attention! Très important!
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