Secrétaire administrative (ressources humaines)

Secrétaire administrative (ressources humaines)

Location: Ca QC nada Montreal

Collège Ahuntsic
Montreal, QC, Canada
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Titre d’emploi : Secrétaire administrative (ressources humaines) Numéro de référence : SP2223-08 Catégorie d’emploi : Soutien administratif Direction : Direction des ressources humaines Service : Service des ressources humaines Nom du supérieur immédiat : Joëlle Meloche Statut de l’emploi : S – Régulier à temps complet Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec) Horaire de travail :

  • Horaire de travail : lundi au vendredi, 8h30 à 16h30
  • Environnement de travail de bureau.
    Date de l’affichage : 2022-08-03 Date et heure de fin de l’affichage externe : 2022-08-17 16 : 30 Échelle salariale : Entre 22,54 $ et 26,00 $ / l’heure selon la scolarité et l’expérience Description : NATURE DU TRAVAIL

En référence au plan de classification :

Relevant du directeur adjoint au Service des ressources humaines – responsable du personnel de soutien et professionnel, la personne occupant lemploi de secrétaire administrative accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Spécifique au poste :

Notamment, elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres.
Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante.

Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents.
Elle rédige les comptes rendus, les procès-verbaux et les documents nécessaires au bon déroulement de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis.

Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques.

Elle tient à jour les échéanciers.
Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres.

Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.

Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance.
Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements dordre général.

Elle effectue des travaux de photocopie.
Elle participe à lélaboration de systèmes de classement et les tient à jour.

Elle sassure du bon déroulement des différentes activités du service (clinique de vaccination, formation et perfectionnement, etc.

en y réalisant lensemble des travaux administratifs.

Elle traite les données financières (préparation des demandes d’avances, de chèques, d’engagement et de dépenses et autres).

Elle tient à jour certains dossiers des personnes quelle assiste et voit à leur agenda et aux échéanciers des activités du service (notamment pour les rencontre pour les congés, retraite et ouverture de dossiers).

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle identifie, aux fins dinformation, divers documents susceptibles dintéresser le personnel de lunité administrative et en assume la diffusion.

Elle soccupe de la logistique des réunions de certaines activités du service et prépare les dossiers nécessaires.
Plus spécifiquement, elle fournit une assistance reliée aux activités de dotation en utilisant le logiciel de gestion électronique des candidatures et assure le lien auprès des divers intervenants.

Elle utilise les outils technologiques de linformation et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

RESPONSABILITÉS – ACTIVITÉS

1.
Assister et soutenir le personnel du service à l’égard de l’ensemble des activités de secrétariat et administratives.

2.
Planifier et organiser, en collaboration avec les principaux intervenants, la logistique de différentes activités (activités institutionnelles et autres) tout en assurant le bon déroulement.

3.
Agir à titre de personne-ressource.

4.
Veiller au maintien de l’inventaire et à son approvisionnement.

5.
Assurer une gestion documentaire efficace.

6.
Toute autre activité connexe sans être limitatif.

CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ

Qualifications requises

  • Scolarité / Expérience :
  • Diplôme détudes professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme détudes secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation détudes dont léquivalence est reconnue par lautorité compétente ;
  • Expérience pertinente d’au moins quatre (4) années.
  • Autres conditions exigées :
  • Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
  • Connaissance d’un environnement informatique et d’outils en bureautique :
  • Microsoft Office :
  • Word niveau intermédiaire;
  • Excel niveau intermédiaire.
  • Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue dun secrétariat.

Qualifications souhaitées

  • Connaissance d’un environnement informatique et d’outils en bureautique :
  • Outlook (agenda et courrier électronique) ;
  • PowerPoint ;
  • Logiciel de gestion électronique des candidatures (CV Manager ou autres).
  • Discrétion et confidentialité de mise ;
  • Orientation service à la clientèle ;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement actif qui demande beaucoup de rigueur ;
  • Autonomie, initiative, sens de la planification, de lorganisation, de létablissement des priorités et des responsabilités ;
  • Esprit d’équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
    Tests requis : Réussite des tests de français Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons quavec celles retenues pour une entrevue.

Le Collège Ahuntsic souscrit au principe dégalité des chances en emploi.
Il applique un programme daccès à légalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées.

Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de lassistance pour le processus de présélection et de sélection.

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Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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