secrétaire à la réception

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Employeur

J.

C.
MORIN INC.

Description de l’entreprise

Cette entreprise, fondée depuis 1972 par M.
Jean-Claude Morin, est réputée pour offrir des services dune qualité exceptionnelle En effet, depuis sa création, les critères dexpérience, de connaissance et de compétence lui ont valu dêtre une entreprise florissante qui uvre non seulement en Estrie, mais aussi dans dautres régions du Québec.

La qualité de travail ne se limite pas au vaste champ des installations quoffre lentreprise ; elle se reflète également dans le service assuré une fois les installations en place.
De plus, J.
C.
Morin inc.
est toujours à laffût des nouvelles technologies en matière délectricité résidentielle, commerciale et industrielle.
Pour répondre à sa vaste clientèle, J.
C.
Morin inc.
dispose dune quinzaine demployés compétents qui sillonnent les routes de lEstrie à bord dune dizaine de camions.
 

 

Description de loffre demploi

Relevant du directeur comptabilité et administration, le titulaire du poste est le premier point de contact des clients pour l’entreprise.
Il est responsable de la réception et la distribution des appels et du soutien administratif dans louverture des demandes clients et dans les opérations administratives des dossiers.
 

Tâches et responsabilités : 

  • Compléter les feuilles de routes pour les travaux à réaliser conformément aux demandes clients.
  • Sassure que laire de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires.
  • Répond aux demandes clients par téléphone et par courrier électronique en sassurant de bien déterminer leurs besoins et redirige sil y a lieu les demandes visant à offrir un service à la clientèle hors pair.
  • Accueille et répond aux visiteurs et sil y a lieu les redirige vers la bonne personne.
  • Perçoit les paiements effectués sur place et produit le rapport journalier du Terminal de paiement électronique.
  • Produit divers documents administratifs tels que lettres, correspondances, reproduction du panneau électrique de client à linformatique, etc.
  • Effectue louverture des demandes clients : complète une Feuille de route en conformité de la demande client, valide coordonnées sinon crée le dossier client dans le système, inscrit le projet dans le système et au Livre de Job en assurant une exactitude exemplaire des informations des projets.
  • Effectue, sur demande du chargé de projets, les demandes de Déclaration de travaux dans le système conformément à la procédure établie.
  • Produit la fiche Excel du projet par projet et saisie les données requises.
  • Tient à jour lhoraire du technicien de service, effectue une copie de ses feuilles de route et classe loriginal sur le « Board ».
  • Saisie les heures travaillées des électriciens conformément aux feuilles de temps dans les fichiers Excel appropriés aux fins de la paie en assurant un classement par électricien et par ordre chronologique avant de les remettre à la comptabilité.
     
  • Numérise et archive les Feuilles de temps et les Bons de travail dans le projet applicable dans le système.
  • Participe à la fermeture des projets : vérifie que tous les documents dun projet sont numérisés et archivés dans le système, complète la fiche Excel du projet et le Livre de Job et ferme le dossier dans le système.
  • Sassure de codifier et classer tout document produit ou reçu dans lexercice de ses fonctions conformément à la procédure établie.
     
  • Effectue toutes autres tâches requises par son supérieur immédiat.

Compétences : 

  • Autonome, ponctuelle et fiable.
  • Bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en préservant la qualité de linformation.
  • Débrouillardise et très bon sens de l’organisation.
     
  • Avoir un sens aigu du service à la clientèle.
  • Maîtrise de la suite Office, particulièrement Excel et Word.
  • Attitude professionnelle et apparence soignée.
  • Solides compétences en communication écrite et verbale.

Formations

  • Diplôme détudes secondaires (DES), Ne s’applique pas – Ne s’applique pas

Compétences

  • Assiduité et ponctualité
  • Capacité à travailler en équipe
  • Polyvalence

Langues

  • Français parlé et écrit – Élevé

Horaire

Jour

Nombre d’heures

40 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d’emploi

Permanent

.

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