secrétaire de direction

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Location: QC Gatineau J8Y 4S8 35 Rue Davies Canada

COMMISSION SCOLAIRE DES PORTAGES-DE- L'OUTAOUAIS
35 Rue Davies, Gatineau, QC J8Y 4S8, Canada
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Principales fonctions

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission scolaire, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence ; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.
Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires ; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires ; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.
Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs ; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.
Elle tient un magasin d’articles scolaires.
Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque.
Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.
Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.
Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire ; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports ; elle remplit divers formulaires.
Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelées à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.
Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Secondaire

Années d’expérience reliées à l’emploi :1 à 2 années d’expérience
Description des compétences : QUALIFICATIONS REQUISES Scolarité et expérience Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétence et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
Autres exigences Avoir des connaissances en bureautique.

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : selon expérience de : 20,98$ à : 24,22$ – de l’heure
Nombre d’heures par semaine : 35,00
Conditions diverses : Poste régulier à temps, Date d’entrée en fonction: Dès que possible QUALIFICATIONS REQUISES Scolarité et expérience Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétence et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
Autres exigences Avoir des connaissances en bureautique.

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2021-04-05

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