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Secrétaire réceptionniste

Secrétaire réceptionniste

Location: QC Nicolet J3T 1S6 180 Rue de Monseigneur Panet Canada

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Employeur

VILLE DE NICOLET

Description de l’entreprise

Située au coeur de l’action,

Nicolet est une ville vibrante et florissante!

Elle possède des infrastructures pour toute la famille qui font rougir la concurrence et une accessibilité à tous les services.

Nicolet offre le meilleur des deux mondes : un milieu de vie sain et une accessibilité à tous les services et aux axes routiers importants.

Description de loffre demploi

RÉCEPTION

  • Recevoir, filtrer et  assurer  l’acheminement  des  appels  téléphoniques,  courriels, visiteurs  et  télécopies ;
  • Reçois et achemine les plaintes et assure la gestion des rapports pour ladministration ;
  • Effectuer diverses activités de support administratif et de bureautique telles que saisie de données, compilation d’information, assemblage de documents, expédition, tri et distribution du courrier, réservation de salles de réunion, suivi d’inventaire, réquisition de fournitures, facturation, encaissement, dépôt et gestion de la petite caisse (cheminement des cartes de  temps, tenue d’agenda, relevés de dépenses, etc.
    ;
  • Transcris, pour les  différents services,  des  rapports, ordres,  formulaires,  lettres, courriels,  factures et autres;
  • Agis à titre de commissaire à lassermentation ;
  • Effectue la correction et la relecture de certains documents publiés au nom de la Ville ;

     SECRÉTARIAT DE DIRECTION

  • Effectuer la production, la révision, la gestion et la mise à jour de différents documents d’information servant aux opérations du service, dont des mises à jour, Web et médias sociaux ;
  • Maintenir à jour ses connaissances des techniques du travail de bureau ainsi que des procédures en vigueur à la Ville propres à son champ d’activités ;
  • Planifier et organiser le travail administratif en fonction des besoins du service ;
  • Standardiser et  émettre  des  recommandations  sur  les  processus administratifs ;
  • Participer activement à l’élaboration et à l’implantation de procédés, doutils et de nouvelles méthodes de travail pour loptimisation des processus ;
  • Vérifier, codifier et effectuer la saisie des factures ;
  • Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur.

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Détenir un diplôme détudes professionnelles en secrétariat (DEP) ou en comptabilité (DEP) ou toute autre combinaison détudes et dexpériences pertinentes ;
  • Avoir un minimum de 3 années dexpérience pertinente dans le domaine;
  • Maîtriser parfaitement la langue française tant à loral quà lécrit ainsi que les différents logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Avoir une facilité à utiliser divers outils informatiques, notamment, AccèsCité Territoire, AccèsCité Finances, Activitek, Visio.
  • Posséder une adaptabilité face aux changements et aux transformations des méthodes  de travail ;
  • Posséder une grande préoccupation pour le service à la clientèle de première ligne;
  • Avoir le souci du détail, être une personne rigoureuse et méthodique;
  • Avoir la capacité de travailler en équipe ;
  • Faire preuve dautonomie, dinitiative et dun grand sens de lorganisation;
  • Être en mesure de travailler sous pression.

Formations

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique – Secrétariat

Langues

  • Français parlé et écrit – Élevé

Horaire

Jour

Nombre d’heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d’emploi

Permanent

.

Attention! Très important!
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