secrétaire (sauf domaines juridique et médical)

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Location: QC Québec G1R 4X6 200 Ch Ste-Foy Canada

FONCTION PUBLIQUE DU QUÉBEC
200 Ch Ste-Foy, Québec, QC G1R 4X6, Canada
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Principales fonctions

ATTRIBUTIONS DE LEMPLOI : Soutenir les professionnels et les techniciennes dans diverses responsabilités découlant de la dotation des emplois. À cette fin, la personne titulaire de lemploi devra: – inscrire dans Emplois en ligne les appels de candidature en affectation ou en mutation; – assurer le suivi des actes de nomination en transmettant la correspondance afférente aux personnes concernées; – assurer le suivi de linscription des cadres au Régime de retraite du personnel dencadrement; – assurer le suivi de ladhésion des nouveaux cadres au régime dassurances les concernant; – transmettre aux nouveaux employés le formulaire dengagement au regard des règles déthique, en assurer le suivi et transmettre un rappel de leurs obligations à cet égard à ceux qui quittent la fonction publique; – exploiter les systèmes en lien avec la gestion des banques de personnes qualifiées (listes de déclaration daptitudes) pour la recherche de candidats potentiels, transmettre loffre de service aux candidats, recevoir les candidatures et les soumettre à la technicienne. Elle sassure également de la réception des pièces justificatives requises à chacun des dossiers ainsi que du suivi des présentations dans le système; – assurer le suivi de la mise à jour des descriptions demploi en acheminant les documents aux personnes concernées et en saisissant les données au système de suivi; – assurer le classement des documents dans le système de classement de la dotation ou au dossier personnel de lemployé. – effectuer, pour la directrice adjointe, divers travaux de secrétariat. – assurer le suivi et la mise à jour de lagenda, fixer les rendez-vous, organiser les réunions et préparer les dossiers de la directrice incluant les documents requis pour les réunions; – recevoir les appels téléphoniques, les filtrer, les acheminer à qui de droit, accueillir les visiteurs, répondre à leurs demandes dinformation ou les orienter vers les personnes concernées; – produire à lordinateur des lettres, des documents administratifs et de communication à partir de brouillons ou de projets en veillant à la qualité des textes; rédiger de courtes notes ou des accusés de réception; contrôler la qualité du français et de la présentation des documents produits dans la direction et destinés à la clientèle; – assurer la gestion de la correspondance et des courriels, en faire la réception, répondre directement à certaines demandes si possible, les acheminer à qui de droit en signalant les points particuliers ou lurgence le cas échéant; – assurer la gestion des dossiers à traiter au moyen du système de gestion ministérielle de la correspondance; – effectuer le suivi des échéances des mandats que la directrice délègue; – coordonner la transmission de documents ou dinformation, de communiqués et de bulletins, à lintention des dirigeants ou de tout le personnel en sassurant de leur qualité et de leur conformité aux procédures et aux attentes organisationnelles; – soutenir les professionnels dans la rédaction, révision et mise en page des dossiers corporatifs qui leur sont attribués et effectuer la gestion documentaire des dossiers corporatifs relevant de la direction adjointe; – mettre en page les notes de la direction adjointe dans le gabarit prévu à cette fin et les transmettre aux destinataires concernés. – agir à titre de responsable de lassiduité du personnel relevant de la directrice. – vérifier les permis dabsence et leur concordance avec les conditions de travail et les réserves de congés; – informer le personnel de toute anomalie relativement à leur permis dabsence; – souligner à la directrice les situations problématiques requérant son intervention, le cas échéant. ORGANISATION DU TRAVAIL : Lorganisation du travail sera discutée lors de lentrevue dembauche et ce, en tenant compte des mesures sanitaires en vigueur.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Secondaire, Voir les conditions d’admission

Années d’expérience reliées à l’emploi :aucune, ou information non disponible
Description des compétences : CONDITIONS DADMISSION DU PROGRAMME : Le programme s’adresse aux personnes qui : – Répondent à la définition légale de personne handicapée telle quénoncée dans la Loi assurant lexercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale soit « Toute personne ayant une déficience entraînant une incapacité significative et persistante et qui est sujette à rencontrer des obstacles dans l’accomplissement d’activités courantes »; – Répondent aux conditions d’admission de la classe d’emplois concernée par le projet, tel que prévu dans la Loi sur la fonction publique; – Ont franchi certaines étapes en ce qui a trait au développement de lemployabilité, soit davoir acquis les habitudes de vie et les habiletés de base préalables à lintégration en emploi; – Ont le potentiel et la capacité d’atteindre une prestation de travail à « temps complet » (35 heures/semaine) au cours des quatre premiers mois du programme; – Nont jamais participé au PDEIPH; – Nont pas dexpérience de travail significative dans la fonction publique du Québec. AUTRES CONDITIONS DADMISSION : – Être titulaire dun diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ou être titulaire dun diplôme d’études secondaires équivalent à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ET posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat. – Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur ou par deux années dexpérience de travail pertinente. – Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire lobjet dune évaluation comparative (attestation déquivalence) émise par le ministère de lImmigration, de la Diversité et de lInclusion (MIFI). – Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent pour occuper un emploi dans la fonction publique. – Il faut également posséder une connaissance du français appropriée aux fonctions.
Qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : Voir les conditions d’admission

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français
Autres langues ou précisions : Voir les conditions d’admission

Salaire offert : selon expérience de : 35668,00$ à : 45658,00$ – par année
Nombre d’heures par semaine : 35,00

Statut d’emploi :occasionnel
temps plein
jour

Durée de l’emploi : 10 à 12 mois
Date prévue d’entrée en fonction : 2020-10-19

Précisions additionnelles : INSCRIPTION : Les personnes intéressées doivent contacter un conseiller en main-doeuvre des Services spécialisés de main-doeuvre pour les personnes handicapées (SSMO-PH) en mentionnant le numéro de projet suivant : P03-059-20. Afin de vous aider à repérer le SSMO le plus près de chez vous, vous pouvez communiquer avec le Centre local demploi de votre région (emploiquebec.gouv.qc.ca) ou encore vous pouvez consulter le site Internet du Regroupement des organismes spécialisés pour lemploi des personnes handicapées (ROSEPH) au https://roseph.ca/. Pour être considérées, les candidatures doivent être reçues au plus tard le 18 septembre 2020. NOTEZ QUE les candidatures reçues lors de la publication des projets demploi au printemps 2020 seront également considérées. En conséquence, les candidats ayant déjà soumis leur candidature nont pas à la transmettre à nouveau.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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