Technicien ou technicienne en administration (DGA – Direction des programmes sociaux, réadaptation et cancérologie)

Technicien ou technicienne en administration (DGA – Direction des programmes sociaux, réadaptation et cancérologie)

Location: Ca QC nada Longueuil

CISSS de la Montérégie-Centre
Longueuil, QC, Canada
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Description du poste : Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur lhumanisation des soins et des services.

Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible.
Les usagers et leurs proches demeurent au cur des priorités.

Le CISSSMC, cest une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour lépanouissement de ses 14 500 employés et 812 médecins.

Située au cur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus dune quarantaine dinstallations, dont lHôpital Charles-Le Moyne, l’Hôpital du Haut-Richelieu, lInstitut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus dêtre un milieu dapprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel.

Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec lUniversité de Sherbrooke et son lien daffiliation avec lUniversité de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons lemploi pour vous.

Nous sommes à la recherche d’un(e) technicien(ne) en administration pour un POSTE PERMANENT au sein de l’équipe de la DGA des programmes sociaux, réadaptation et cancérologie !

Horaire de travail : Lundi au vendredi de 8 h à 16 h.

Port d’attache : Centre administratif, situé au 3141 boul.
Taschereau

Libellé du titre d’emploi :

En plus dexercer lensemble de travaux administratifs de nature complexe, la personne titulaire du poste assume de façon autonome, au sein de la direction, des activités de coordination et de contrôle qualitatif dun ensemble de travaux à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat.

Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à lorganisation du travail de bureau ou de secteurs dactivité connexes.

Sommaire de la fonction :

La personne titulaire du poste joue un rôle majeur et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de lorganisation et des interfaces avec les différents partenaires.

Elle simplique dans divers dossiers denjeux majeurs, démontre un sens créatif et sadapte rapidement de façon proactive et réactive afin dapporter tout le soutien nécessaire.

Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à sa direction.
Elle a une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que des différents partenaires externes, gouvernementaux, institutionnels et autres.

Composantes et description des fonctions :

La personne titulaire du poste réalise notamment les tâches suivantes :

  • Assiste la directrice dans ses fonctions administratives et dans sa gestion du temps;
  • Coordonne et contrôle les communications internes et externes et agis comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes;
  • Gère et arbitre lagenda en collaboration avec la directrice; reçois les demandes, les inscrits et supervise lorganisation des réunions ou rencontres.
  • De plus, elle en assure laspect logistique;
  • Vois au respect des échéances de divers dossiers;
  • Assure les liens avec les autres directions, les gestionnaires concernés dans leurs dossiers respectifs et avec les partenaires externes;
  • Remplit et / ou assure la gestion de divers formulaires de remplacement, affichages de postes, demandes de congé, formations, etc.
  • et les achemine aux directions responsables;
  • Exécute des travaux complexes à caractère administratif en procédant à la cueillette et à lanalyse de données reliées aux différents mandats confiés;
  • Assure une distribution rapide et adéquate de toutes demandes, correspondances, directives et informations;
  • Assure la rédaction de certaines lettres signées par la directrice.
    Au besoin, rédige des convocations, des lettres courantes, des courriels à partir des renseignements fournis par sa direction;
  • Planifie et organise les rencontres de différents comités : élabore lordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux et la transmission de la documentation interne et par voie électronique.
  • Vois à la réservation des salles, de léquipement audiovisuel et informatique;
  • Révise les textes soumis pour la signature de la direction afin de sassurer quils respectent les normes graphiques et vérifie lexactitude de la syntaxe, de lorthographe et de la clarté du texte;
  • Assure le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés ou dictés par la directrice (conférence, séminaire, présentation PowerPoint, etc.
  • de même que leur diffusion;
  • Assiste la directrice dans les projets spéciaux;
  • Assure la gestion des dossiers personnels de la directrice : notes de frais et autres;
  • Soutiens, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (congés et période de vacances);
  • Maintiens un système de classement ordonné et fonctionnel des documents papier et électroniques;
  • Rédige, transcrit ou photocopie la correspondance et les documents requis au bon fonctionnement de la direction (lettres, mémos, notes de service, formulaires, etc.
    );
  • Effectue et maintien linventaire des fournitures de bureau;
  • Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de la directrice.
  • Autorise la feuille de temps des gestionnaires et employés sous la responsabilité de la directrice;
  • Mets à jour des listes, tableaux, calendriers dactivités et organigrammes de sa direction;
  • Traite diverses demandes (RH, informatique, etc.
    ) pour la directrice.

Exigences : DEC techniques de bureautique (postes de support à lencadrement supérieur ou selon évaluation spécifique)

Autres DEC dans le domaine de ladministration pertinent à ce poste

Un diplôme supérieur pertinent pourrait permettre l’accès au poste s’il est combiné à une expérience dans le secteur.

Posséder une expérience minimale de 3 ans en secrétariat de direction au cours des 5 dernières années.

Résultats requis aux tests de classements :

Excel : 70 %

Vitesse au clavier : 40 mots / minute

Connaissances pratiques :

  • Maîtrise parfaite des logiciels utiles à la fonction et voir à être pro actif dans lamélioration continue de ses compétences afin de créer et mettre en place les conditions de succès nécessaires à lélaboration de stratégies de collaboration efficaces;
  • Habiletés rédactionnelles supérieures et une maîtrise parfaite de la langue française, qualification en langue anglaise considérée comme un atout;
  • Connaissance approfondie de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint);
  • Dois compter un minimum de 3 années dexpérience à titre de technicien(ne) en administration ou à titre dadjointe à la direction au sein dune équipe de direction, dans une organisation complexe, publique ou privée.

Compétences professionnelles attendues :

  • Saisis toutes les occasions de parfaire ses connaissances;
  • Fais preuve dinitiative dans son travail;
  • Agis avec conscience, selon les actions qui lui sont autorisées;
  • Fais des suggestions en vue daméliorer les politiques et procédures;
  • Sacquitte des tâches qui lui sont confiées et accepte daider les membres de son équipe.
  • Fais preuve dassiduité et de ponctualité au travail;
  • Averti de toute modification apportée à son horaire de travail ou absence;
  • Organise son travail de façon à sacquitter de ses tâches dans le temps requis.
  • Utilise adéquatement le matériel;
  • Accomplis son travail en fonction des objectifs de sa direction;
  • Possède des aptitudes à travailler dans un milieu en constante évolution où les activités se déroulent à un rythme rapide;
  • Détient des compétences marquées en gestion de priorités et a la capacité de mener à bien simultanément, plusieurs dossiers de front dans le respect des échéanciers;
  • Résous efficacement des problèmes exigeant doigté et diplomatie et possède un grand savoir-faire et un jugement sûr lors de situations délicates;
  • Possède des habiletés de communication professionnelle et interpersonnelle intégrant des informations de sources diverses en un tout cohérent;
  • Offre un service à la clientèle irréprochable et génère une atmosphère de coopération;
  • Contribue de façon concrète à promouvoir limage de sa direction par son dynamisme, son autonomie, sa rigueur, sa créativité, sa curiosité intellectuelle, son leadership et son esprit déquipe;
  • Dois faire preuve de flexibilité quant à son horaire selon les urgences contextuelles et lemploi du temps de son supérieur immédiat;
  • Observe une loyauté, un respect de la confidentialité et de léthique professionnelle exemplaires.

Pour votre entrée en fonction au CISSS de la Montérégie-Centre, suite au décret concernant lordonnance de mesures visant à protéger la santé de la population dans la situation de pandémie de la COVID-19, vous serez tenu de présenter une preuve vaccinale confirmant que vous êtes considéré comme étant adéquatement protégé.

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Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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