technicien/technicienne en administration

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Location: QC Montréal H2X 3B2 2040 Avenue de l'Hôtel-de-Ville Canada

COLLÈGE D'ENSEIGNEMENT GÉNÉRAL ET PROFESSIONNEL DU VIEUX-MONTRÉAL
2040 Avenue de l'Hôtel-de-Ville, Montréal, QC H2X 3B2, Canada
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Principales fonctions

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS CONFECTION DES HORAIRES ET LOGISTIQUE DES COURS Effectue les opérations techniques liées à la confection d’horaires et à la logistique pour l’ensemble des programmes crédités (AEC); Agit comme répondante de la DFCE pour la coordination et la transmission de toutes les données, notamment la confection des horaires, la gestion et l’exploitation des systèmes informatisés qui supportent la gestion pédagogique tels que Clara et Omnivox ; Coordonne les opérations d’entrée de données dans Clara (ouverture des cours-groupe, inscriptions, arrangements, locaux, etc.) ; S’assure de la gestion optimale des réservations de locaux en tenant compte des exigences pour chaque programme crédité (AEC), des besoins spéciaux des étudiants et des ressources matérielles disponibles. REGISTRARIAT Assure l’application des processus et ce, dans le respect des échéanciers et du calendrier des opérations prévues pour l’ensemble des programmes crédités (AEC) ; Est responsable du système de gestion des inscriptions et de la gestion des dossiers étudiants dans Clara pour les programmes crédités (AEC) et s’assure de l’exactitude du financement propre à chacun (avec fiche de suivi de Services-Québec ou non) ; Effectue le suivi administratif des étudiants (présences, absences, abandons, mise à jour des informations personnelles, sanctions d’études collégiales) pour les programmes crédités (AEC) ; Travailles-en étroite collaboration avec la technicienne en administration responsable des finances de la DFCE. Fournit notamment l’information requise pour la facturation des étudiants ; Prépare et transmet des données informatisées pour le MEES et pour d’autres organismes (Services-Québec, O.I.I.Q., SRAM, commandites virtuelles) ; Est responsable de la récupération informatique dans Socrate de toutes les données nécessaires à la bonne marche des opérations (rapports, etc.) ; Procède à la validation des rapports ; Effectue la vérification, la correction et la préparation de divers documents et fichiers en support aux conseillers pédagogiques et aux enseignants ; Répond aux demandes de sondages sur les effectifs scolaires ; Voit aux relations avec les autres unités administratives du Cégep (Service de l’organisation scolaire, Ressources matérielles et informatiques) et les organismes externes, notamment Services-Québec. POUR TOUS LES DOSSIERS Assiste l’équipe de la DFCE et les usagers dans les divers mandats du service et assiste le travail du personnel de soutien dans les tâches accomplies par celui-ci relativement au recrutement, à la promotion et la diffusion des programmes crédités (AEC) ; Agit à titre d’intermédiaire entre la DFCE et le Service de l’encadrement scolaire. S’assure notamment de la mise à jour et de la diffusion de l’information relative au processus d’admission ou d’inscription des étudiants ; Collabore à l’élaboration du calendrier des opérations pour les programmes crédités (AEC) ; Produit des tableaux statistiques, divers types de documents et d’attestations dans le cadre des cours non-crédités ; Collabore à l’archivage des dossiers ; Initie, au besoin, le nouveau personnel et accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Collégial

Années d’expérience reliées à l’emploi :un atout
Description des compétences : QUALIFICATIONS REQUISES Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. EXIGENCES PARTICULIÈRES Connaître les logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Outlook, etc.); Connaissances de la gestion pédagogique et des opérations techniques en organisation scolaire ; Capacité à travailler avec des échéances serrées et une bonne part d’inconnu; Sens du service à la clientèle; Capacité à travailler en équipe; Maîtrise de la langue française parlée et écrite. TEST REQUIS Le Collège se réserve le droit de faire passer un test écrit de français, de traitement de texte et d’Excel ainsi qu’un test écrit de connaissances techniques en lien avec le poste aux personnes candidates.

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : selon expérience de : 22,23$ à : 29,05$ – de l’heure
Nombre d’heures par semaine : 35,00

Statut d’emploi :occasionnel ou temporaire
temps plein
jour

Durée de l’emploi : Indéterminée
Date prévue d’entrée en fonction : 2020-10-12

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