technicien/technicienne en archivistique

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Location: QC Montréal H2Y 2Y7 445 Boul St-Laurent Canada

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Principales fonctions

Le Barreau cherche à pourvoir un poste administratif permanent syndiqué à temps plein de technicien en gestion des documents et archives. DESCRIPTION SOMMAIRE Relevant du directeur du Secrétariat de l’Ordre et Affaires juridiques, le technicien en gestion des documents et archives élabore et applique les politiques et directives concernant la gestion des documents et archives. À cet effet, il voit notamment à la création, l’acquisition, la conservation, le traitement, la consultation, la diffusion et l’élimination des documents administratifs et des archives. De plus, il effectue auprès des usagers des sessions d’apprentissage sur l’utilisation des outils manuels et informatiques liés à la gestion des documents administratifs et fournit une assistance quant à l’utilisation de ces outils. Il agit aussi en tant qu’administrateur à l’égard des fournisseurs externes ainsi que de différentes applications de logiciels et à cet effet, attribue et gère les droits d’accès des usagers et définit la gestion de la sécurité. Il effectue en outre diverses recherches d’informations sur demande. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS Facilite l’accès aux usagers aux documents semi-actifs et aux archives : traite les réquisitions, vérifie les conditions d’accès, enregistre les demandes, en contrôle la circulation et en effectue les rappels; Auprès des usagers, effectue des sessions d’apprentissage sur l’utilisation des outils manuels et informatiques liés à la gestion des documents administratifs, fournit une assistance quant à l’utilisation de ces outils, y compris la conception et le maintien d’instruments de recherche et de modèles de rapports informatisés, et élabore les différentes politiques et directives du plan de classement et du calendrier de conservation des documents administratifs tout en assurant leur application cohérente; Maintient à jour et assure le suivi de divers fichiers, banques de données, index, outils informatiques et documentaires; Analyse, élabore, implante, maintien à jour et diffuse les systèmes de gestion des dossiers, le plan de classification et le calendrier de conservation en conformité avec la législation et la règlementation en vigueur; Agit en tant qu’administrateur à l’égard des fournisseurs externes ainsi que des différentes applications de logiciels de gestion documentaires et à cet effet, attribue et gère les droits d’accès des usagers et définit la gestion de la sécurité; Effectue sur demande des recherches dans les différentes bases de données internes, dans les fichiers manuels et informatisés, dans les dossiers administratifs et les archives, y compris celles liées aux différents services et comités du Barreau ou de l’extérieur du Barreau; Recueille de l’information, la compile et produit des rapports et des statistiques; Assure le transfert d’information d’un support à un autre selon l’évolution de la technologie; Participe à l’élaboration d’avancées ou de solutions liées aux processus de gestion documentaire; Assure la gestion et la rotation des copies de sécurité (backup informatique) en collaboration avec les TI; Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

Exigences et conditions de travail

Niveau d’études :Certificat, gestion des documents et archives ou archivistique
Terminé

Années d’expérience reliées à l’emploi :2 année(s) d’expérience

Langues demandées :langues parlées : français
langues écrites : français

Salaire offert : selon expérience de : 40555,00$ à : 57936,00$ – par année
Nombre d’heures par semaine : 33,75
Conditions diverses : QUALIFICATIONS REQUISES Formation : Certificat en gestion des documents et des archives ou certificat en archivistique. Expérience : Deux (2) années d’expérience pertinente. Habiletés : Capacité d’analyse Maîtriser la résolution de problèmes Faire preuve d’autonomie Organisation et gestion des priorités Être doué pour la communication interpersonnelle Être orienté vers le client Être intègre, digne de confiance et compréhension des enjeux de confidentialité Maîtrise de la langue française parlée et écrite Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, particulièrement d’Excel Maîtrise de la structure des logiciels de bases de données

Statut d’emploi :permanent
temps plein
jour

Date prévue d’entrée en fonction : 2020-12-01

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