Étudiant(e) agent/agente de secrétariat

Étudiant(e) agent/agente de secrétariat

Location: QC Alma G8B 5V2 2775 Av. du Pont S Canada

Ministère de la Sécurité publique
2775 Av. du Pont S, Alma, QC G8B 5V2, Canada
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Employeur

Ministère de la Sécurité publique

Description de l’entreprise

Mission : Le ministère de la Sécurité publique assure, de concert avec ses partenaires, la sécurité publique au Québec et est appelé à diminuer la vulnérabilité des Québécoises et des Québécois notamment face aux risques liés à la criminalité et aux sinistres.

Description de loffre demploi

Sous lautorité du responsable du poste, la personne titulaire de lemploi effectue divers travaux administratifs en vue de seconder son supérieur immédiat dans la gestion quotidienne des activités et de fournir un soutien administratif au personnel de lunité.
Elle doit, entre autres :

  • Recevoir les appels téléphoniques et accueillir les citoyens en sinformant du but de leur visite et en transmettant des renseignements dordre général, conformément aux politiques et procédures internes, afin de donner suite à la demande de linterlocuteur ou de guider le citoyen aux intervenants concernés.
  • Assurer le cheminement du courrier postal et électronique en effectuant la cueillette, le dépouillement et le tri; en le répartissant par secteur; en transmettant les documents aux destinataires; en identifiant les demandes urgentes; en tenant à jour les listes dadresses et en préparant les outils appropriés en vue dune transmission efficace et efficiente des documents aux destinataires.
  • Procéder à la saisie de certaines données dans différentes bases de données internes afin dassurer des données informatiques fiables et utiles à la gestion locale et globale de la Sûreté du Québec et de lensemble des corps policiers du Québec.
  • Collaborer à la préparation et au suivi administratif des dossiers de lunité en rassemblant les documents pertinents en fonction des consignes reçues; en sassurant de lintégralité de tous les documents requis; en effectuant des photocopies; en procédant à lassemblage selon les normes en vigueur; en maintenant à jour le système de suivi des dossiers en cours de réalisation et en diffusant aux fins d’information divers documents pertinents au personnel, afin de soutenir la réalisation des activités de lunité.
  • Tenir à jour le système de gestion des dossiers en classant la documentation conformément au plan de classification établi; en effectuant lépuration des dossiers; en détruisant les documents selon le calendrier de conservation et en complétant la mise à jour des manuels des politiques de gestion et des communiqués en vue de ne conserver que les documents pertinents et den faciliter lutilisation ultérieure.
  • Voir au bon fonctionnement et à la disponibilité des équipements bureautiques en offrant de lassistance en cas de problèmes et en soutenant le personnel en matière dutilisation des logiciels bureautiques, des réseaux internes ou externes de communication, afin de contribuer à la bonne marche des opérations de lunité.

Langues

  • Français parlé et écrit – Élevé

Horaire

Jour

Nombre d’heures

35 heures

Expérience

Aucune expérience

Durée d’emploi

Occasionnel

.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.




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