Procès-verbal : Prenez les choses en main!

, par Therese Garceau.

Vous n’êtes peut-être pas le centre d’attention pendant les réunions, mais vous avez votre rôle à jouer dans leur bon déroulement. Explications.

Connaissez-vous bien votre rôle en réunion? Comme adjointe vous êtes peut-être réticente à prendre votre place en réunion, notamment en posant des questions ou en émettant des commentaires qui permettent d’éclaircir certaines idées évoquées.

Si c’est votre cas, il est grand temps de prendre conscience de l’importance de votre contribution dans la clarté du procès-verbal qui en émane. Tout repose sur vous à ce chapitre, ne l’oubliez pas. Exceptional EA a d’ailleurs publié un excellent rappel des étapes à suivre pour vous permettre de prendre les choses en main.

Un emploi pour vous?

Tirez les choses au clair avec votre patron. Demandez toujours à votre patron des précisions sur le niveau d’implication qu’il souhaite que vous ayez lors de la rencontre. S’il souhaite que vous interveniez d’une manière ou d’un autre, assurez-vous que les autres participants le comprennent bien. Ainsi, tout le monde autour de la table ne sera pas surpris de vous voir intervenir à un moment ou un autre.

Soyez alerte. Une fois votre rôle bien campé, demeurer à l’affût de tout ce qui peut se passer. N’hésitez pas à prendre la parole pour demander des précisions ou fournir des informations. Démontrez au groupe que vous êtes aussi là pour les assister au besoin.

Assurez-vous que tout soit clair. Si vous avez de la difficulté à entendre ou à comprendre ce que dit une personne qui prend la parole, il y a de fortes chances que ce soit le cas pour tous les autres participants. Si vous avez accès à un micro ou à un équipement pour amplifier le son, demandez discrètement à l’interlocuteur hausser la voix de façon à ce que tout le monde puisse l’entendre.

Validez. Les discussions et les débats peuvent parfois se dérouler rapidement et venir compliquer les choses pour votre prise de notes. N’oubliez pas que vous êtes la seule qui puisse s’assurer de l’exactitude des informations que vous colligez. Vous êtes responsable de la gestion de la qualité de ce qui est échangé. En cas de doute, prenez soin de bien clarifier les détails qui ne vous semblent pas clairs. Avant la fin de la rencontre, assurez-vous d’éliminer toutes incertitudes dans une formule du genre : M. Tremblay, vous disiez tout à l’heure avoir deux priorités pour les prochains mois pourriez-vous me préciser lesquelles à nouveau s.v.p. Poser de bonnes questions au moment opportun garantit la pertinence des réponses et la très haute qualité de votre procès-verbal.



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